ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008
l
ввода документа с целью обеспечения гарантии того, что доступ к документам может поддерживаться
до тех пор. пока это требуется для деловых операций или других нужд, а также для обеспечения долго
временного хранения и управления документами.
Возможно, в момент ввода документа потребуется также ввести некоторые метаданные об управ
лении документами и о безопасности, описанные ниже (см. 9.2.4 и 9.5).
Для определения содержания отдельного документа или любых их комплексов, его логической и
физической структуры, а также технических признаков идля документирования отношений междудоку
ментами метаданные о документе должны:
a) включать дату и время, когда документ был создан,
b
) идентифицировать и описывать агентов, участвующих в создании документа.
c) документировать структуру документа.
d) документировать форму документа.
e) документировать химические и физические свойства документа.
f) документировать технические характеристики и взаимосвязи документа,
д) документировать отношения междуданными или элементами формата, которые содержит до
кумент.
h) документировать требования к обеспечению доступа, воспроизведению, восстановлению или
передаче документа.
i) обеспечивать миграцию на иное программное обеспечение,
j) обеспечивать воспроизведение через эмуляцию.
k) инициировать деятельность по управлению данными и форматом для защиты против устаре
вания (старения) средств информационных технологий.
) документировать отношения междудокументом и транзакцией или деятельностью, в результа
те которой возник этот документ, и
т) документировать связи между документами или между отдельным документом и более широ
кой совокупностью (комплексом) документов, частью которой является этот документ.
9.2.2 Метаданные о документах, образующиеся поело ввода документов
Метаданные о документах следует накапливать непрерывно, независимо от того, какая организа
ция ответственна задокументы в данный момент. Эти метаданные будутопределять изменения, проис
ходящие в логической и физической структуре, а также технических признаках документа. Кроме
того, они также будут описывать новые контексты, в которых документ используют. Необходимо
документи ровать возникновение новых связей с другими документами или их комплексами.
Текущие и предыдущие значения метаданных, описывающих структурудокумента, таких как фор
мат и основные технические характеристики, необходимо сохранять для обеспечения гарантии того,
что доступ к документу будет поддерживаться в течение необходимого времени. Это позволяет
сохра нять сведения о первоначальной структуре документа и облегчает их сохранность в будущем.
Если имели место процессы, инициированные структурными метаданными и метаданными о хра
нении. свидетельства о них следует хранить вместе с деталями всех изменений в оформлении и фор
мате документов. См. также 9.6.
9.2.3 Метаданные, поддерживающие доступ к документам
9.2.3.1 Общие положения
Метаданные следует использовать для идентификации документов и облегчения их извлечения
(воспроизведения) и использования в системах управления документами.
Система управления документами должна обеспечивать своевременный доступ ко всем соответ
ствующим документам и связанным с ними метаданным. Системы могут быть разработаны так. чтобы
использовать метаданные для облегчения выполнения этой цели.
9.2.3.2 Метаданныедля обеспечения доступа кдокументам, образующиеся в момент ввода доку
мента
Метаданные для обеспечения доступа к документам должны выполнять следующие функции:
a) идентифицировать информацию о документе или совокупностях документов;
b
) указывать и документировать массив (папки и дела), в состав которого входит документ или
комплексы документов:
c) вводить информацию о местонахождении документа. Системы должны обеспечивать поддер
жку разнообразных сведений о местонахождении документа. Местонахождение документа может быть
логическим и/или физическим. Изменения сведений о местонахождении документа должны поддержи-
11