ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008
идентификации, подтверждения подлинности и контекстуализации документов и людей, процессов и
систем, которые создают, управляют, поддерживают ииспользуютдокументы, а такжедля принципов по
литики. на которых строится управление ими (см. 9.1).
Первоначально метаданные определяют документ в момент его ввода, фиксируя его связь с кон
текстомделовой деятельности и устанавливая контроль над ним. В течение жизненного цикладокумен
тов или их совокупностей новые слои метаданных будут добавляться в процессе использования
документов во вновь проводимых деловых операциях. Это означает, что метаданные продолжают на
капливать информацию, касающуюся контекста управлениядокументами иделовых процессов, в кото
рых используются документы, и соотносятся с содержательными и структурными изменениями
документа. Метаданные могут быть источником информации о многократном использованиидокумента
многими системами и для множества целей. Метаданные, применяемые к документам в течение всего их
жизненного цикла, можно продолжать использовать после того, как сами документы перестанут быть
востребованы в деловых целях и будут переданы на хранение.
Метаданные обеспечивают аутентичность, надежность, применимость ицелостностьдокументов,
обеспечивают управление ими и понимание информационных объектов как физических, так аналого
вых и цифровых. Однако метаданными также необходимо управлять.
Управление документами всегда включает в себя управление метаданными. Однако электронная
среда требует иного выражения традиционных требований и иных механизмов для идентификации,
ввода, определения свойств и использования метаданных. В электронной среде документы норматив
ного характера — это документы, сопровождаемые метаданными, определяющими их нормативный
статус. Этот нормативный статусдолжен быть четко документирован, а не подразумеваться, как в неко
торых процессах управления бумажными документами. В электронной среде очень важно обеспечить
гарантиютого, чтобы в системах, которые создают, осуществляют ввод и управлениедокументами, осу
ществлялось создание и ввод метаданных об управлениидокументами. И. наоборот, электронная сре да
предоставляет новые возможности для определения и создания метаданных, а также для
обеспечения полного, своевременного ввода документов. Эти документы могут быть свидетельствами
транзакций или непосредственно быть транзакциями.
5 Назначение метаданных об управлении документами и перспективы
их использования
5.1 Назначение и роль метаданных об управлении документами
Метаданные поддерживают деловые процессы и процессы управления документами тем. что:
a) защищают документы как свидетельства деловой деятельности и обеспечивают их доступ
ность и используемость на протяжении всего их жизненного цикла;
b
) облегчают понимание (осмысление) документов:
c) поддерживают и обеспечивают доказательную силу документов:
d) обеспечивают гарантии подлинности, надежности и целостности документов;
e) поддерживают управление доступом, защиту персональных данных и правами;
f) поддерживают эффективный поиск идоступ;
д) поддерживают интероперабельность путем контролируемого ввода документов, созданных в
различных технической иделовой средах, и позволяя обеспечить сохранность этих документов в тече
ние необходимого периода времени;
h) обеспечивают логическую связь между документами и контекстом их создания, а также хране
нием их структурированным, надежным и эффективным способом;
i) поддерживают и идентифицируют технологическую среду, в которой электронные документы
были созданы или введены, а также управляют технологической средой, в которой они поддерживают
ся, для воспроизведения подлинных документов так долго, как это необходимо;
j) обеспечивают эффективную и успешную миграциюдокументов из одной среды или компьютер
ной платформы в другую, а также любую другую стратегию обеспечения долговременного хранения.
5.2 Метаданные об управлении документами, применяемые в организации
5.2.1 Общие положения
Организации должны установить, какие требования к метаданным, описанным в настоящем стан
дарте, являются необходимыми для определенной или для всех систем организации. Эти решения бу
дут зависеть от:
2