ГОСТ Р ИСО 14004—2007
При внутреннем и внешнем обменах экологической информацией важно помнить следующее:
- информация должна быть понятной и адекватно интерпретируемой:
• информация должна быть прослеживаемой;
* организации следует представлять точную картину своей результативности:
- по возможности, информацию следует представлять в сопоставимой форме (например, следует
использовать одни и те же единицы измерения).
4.4.3.3 Процессы обмена информацией
При разработке программы обмена информацией организации следуетучитыватьобласть, харак
тер и масштабы своей деятельности, значимые экологические аспекты, а также характер ипотребности
заинтересованных сторон.
Организации следует рассмотреть следующие этапы обмена информацией:
a) сбор информации или поискинформации путем направления запросов, включая получение ин
формации от заинтересованных сторон;
b
) определение задач потребителя(ей) и его(их) потребностей в информации или в диалоге;
c) отбор информации, соответствующей интересам потребителя(ей);
d) принятие решения о содержании информации, которую следует передать потребителю(ям);
e) определение методов, приемлемыхдля проведения обмена информацией;
f) оценка процесса обмена информацией и периодическое определение его результативности.
4.4.4 Документация
Для подтверждения того, что система экологического менеджмента создана и эффективно функ
ционирует. организации следует разработать и поддерживать в рабочем состоянии соответствующую
документацию. Целью такой документации является обеспечение необходимой информацией работни
ков и других заинтересованных сторон в той мере, в которой это требуется. Документацию следует со
бирать и поддерживать таким образом, который соответствует уровню культуры и потребностям
организации. Документацию следует использовать для расширения и улучшения существующей ин
формационной системы. Объем документации может быть разным для различных организаций, но в
любом случае документация должна включать в себя описание системы экологического менеджмента
(см. Практический совет — Документация).
Организация может выбрать представление информации в форме руководства, которое содержит
общий обзор или основные положения по системе экологического менеджмента и может включать в
себя ссылки надругую применяемуюдокументацию. Структура любого руководства посистеме экологи
ческого менеджмента не обязательно должна соответствовать требованиям ИСО 14001 или другого
стандарта.
Для эффективного управления ключевыми процессами (т.е. теми, которые относятся к идентифи
цированным значимым экологическим аспектам) организации следует разработать процедуру(ы) де
тальногодокументирования. определенный метод (способ) выполнения каждого такого процесса. Если
организация не документирует процедуру, то онадолжна путем информирования или обучения обеспе
чить осведомленность соответствующих работников о требованиях, которые необходимо выполнять
(см. 4.4.2).
Записи, содержащие информацию о достигнутых результатах или служащие свидетельством вы
полнения работ, являются составной частью документации организации, и управление ими осуще
ствляется обычно в рамках различных процессов менеджмента (см. 4.5.4).
Документы могут быть оформлены на любом носителе информации (бумажный или электронный
носитель, фотографии, плакаты). Онидолжны бытьчеткими, легко понимаемыми и доступнымидлятех,
кто нуждается в информации, содержащейся в них. Электронная форма представления документации
имеет определенные преимущества, так как ее легко актуализировать, обеспечить контролируемый
доступ и использование только действующих версий документов.
Если процессы системы экологического менеджмента приведены в соответствие с процессами
других систем менеджмента, то организация может объединять соответствующую документацию на
систему экологического менеджмента с документацией этих систем.
22
Практический совет — Документация
Примерами документов являются:
а) заявления в отношении экологической политики, ее целей и задач;