ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007
после операции или ситуации, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или
средствами, обычно используемыми в деловойдеятельности при проведенииданной операции.
7.2.4 Целостность
Целостностьдокумента определяется его полнотой и неизменностью.
Необходимо, чтобы документбыл защищен от несанкционированного изменения. Политика ипро
цедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или изменения могут быть
применены к документу после его создания, при какихобстоятельствахдополнения или изменения мо
гут бытьразрешены иктоуполномочен сделатьэто. Любыесанкционированные изменения, добавления
или удаления вдокументе следует четкообозначать и контролировать.
7.2.5 Пригодность для использования
Пригоднымдляиспользованияявляетсядокумент, который можнолокализовать, найти, воспроиз
вести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью
или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести
информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых этидокументы
были созданы иприменялись. Должна бытьпредоставлена возможностьидентифицироватьдокументв
широком контекстеделовойдеятельности и функций. Связи междудокументами, фиксирующие после
довательностьдействий. должны быть сохранены.
8 Проектирование и внедрение системы управления документами
8.1 Общие положения
Стратегия управления документами основывается на разработке и внедрении в практику работы
принциповполитики, процедуриправилдокументирования, атакжена проектировании ивнедрениисис
тем управления документами, соответствующих текущим потребностям организации и нормативной
среде.
Принятая организацией стратегия управления документами собственной деловой деятельности
должна определять, какиедокументы, когда, как игде следуетвключать в систему управлениядокумен
тами.
Стратегиявнедрениясоответствующейсистемыуправлениядокументамиможетвключатьвсебя:
a) проектирование системы управления документами:
b
) документирование процессов функционирования системы управления документами;
c) подготовку сотрудников, работающихсдокументами:
d) конвертированиедокументов в новую систему управлениядокументами и новыеформаты;
e) установление стандартов, проверкусоответствия им и их соблюдения;
f) определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при
соблюдении соответствия нормативной среде).
Стратегия управления документами должна бытьдокументально зафиксирована в соответствую
щем плане, например в стратегическом плане по управлению информацией, который должен входить в
состав планово-финансовойдокументацииорганизации.
Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные системы, а также под
держиваемые ими процессы деловой деятельности следует проектировать, модифицировать или
перепроектироватьтак,чтобыв процессеповседневнойделовойдеятельностиэтонемешалосозданию
соответствующихдокументов каксоставной части системы управлениядокументами.
8.2 Характеристики систем управления документами
8.2.1 Введение
Системы управлениядокументамидолжны поддерживатьдокументы, обладающиехарактеристи
ками. указанными в 7.2. а сами системы управления должны обладать характеристиками, установлен
ными в 8.2.2 — 8.2.6.
8.2.2 Надежность
Любаясистема, используемаядля управлениядокументами, должна быть способнойдлительно и
эффективно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами.
Система управлениядокументамидолжна:
а)включать все документы в рамках охватываемой ею деловой деятельности в соответствии с
установленным порядком;
6