ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007
c) Определение требований кдокументам включает в себя:
- сбор информации издокументальных источников и путем интервьюирования;
- выявление каждой функции и вида деловой деятельности, реализуемых с помощью документов
(эти требования могут быть выполнены на основе анализа нормативной среды организации в соответ
ствии с разделом 5);
- определение степени риска в случае, еслидокументы не были созданы и (или)не сохранены;
- определениетого, каккаждоетребованиеможетбытьвыполненов рамкахпроцессовуправления
документами;
- четкоеформулирование идокументальное оформление требований кдокументам,
- выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функ
ции, виду деловойдеятельности или операции.
d) Оценка существующихсистем управлениядокументами представляетсобой;
- идентификацию и анализ существующих систем управления документами и других информа
ционных систем в целях оценки ихэксплуатационных характеристик на предмет соответствия требова
ниям, предъявляемым кдокументам.
e) Обеспечение соблюдения требований кдокументам включаетв себя:
- определение иформулирование требований кдокументам;
- установление принципов политики, стандартов, процедури практическихдействий;
- проектирование новых систем управления документами и внедрение их таким образом, чтобы
соблюдались установленные требования кдокументам.
Стратегия можетбытьпримененаккаждомутребованиюкдокументам отдельноили в комбинации.
Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в
рамкахфункции (для поддержания которой предназначена система управлениядокументами), сущест
вующей системной среды или корпоративной культуры, в которой применяют стратегию, согласно раз
делу 7.
0 Проектированиесистемы управлениядокументами включает в себя:
- разработкустратегии, процессов ипринципов практики, описываемых в настоящем стандарте;
- обеспечение того, чтобы система управления документами поддерживала процессы деловой
деятельности, а не мешала им;
- оценку и, вслучае необходимости, перепроектирование процессовделовойдеятельности, а так
же используемых информационно-коммуникационныхсистемдля включения в нихпроцессов поуправ
лению документами.
д) Внедрениесистемы управлениядокументами
Внедрениесистемы управлениядокументамиследуетпроводитьсистемно сиспользованием про
ектного планирования и методологий, подходящих для данной ситуации, а также с целью интеграции
работы этой системы в процессы деловойдеятельности и другие связанныес ней системы.
h) Обследование после внедрения представляетсобой;
- неотъемлемый и непрерывный процесс сбора информации о работе системы управления доку
ментами. Это может быть проведено путем интервьюирования работников и основных исполнителей с
помощьюанкет, наблюдениязасистемойвдействии, изучения процедурныхинструкций, учебныхмате
риалов и другой документации, а также путем проведения выборочных проверок качества документов,
использования контрольных мер;
- сопровождение системы управлениядокументами путем проверки иоценки ее работы;
- поддержка работы системы управления документами путем инициирования и мониторинга кор
ректирующихдействий;
- контроль функционирования системы управления документами путем установления режима
непрерывного мониторинга и регулярнойоценки.
8.5 Прекращение применения систем управления документами
В случае прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитим
ности документы больше не следует включать в эту систему, однако находящиеся в ней документы
должны быть доступны. Документы могут быть перемещены из системы управления документами в
соответствии с действующими правилами храненияи отбора(передачи)или всоответствии состратеги
ями конвертированияимиграции. Процесспрекращенияприменениясистемыуправлениядокументами
долженбытьдокументальнозафиксирован втой мере, вкоторойэтопотребуетсядлясохранения аутен
тичности, достоверности, пригодности для использования и целостности документов, по-прежнему
находящихся в этой системе, включая планы конвертирования или преобразованияданных (см. 7.2).
9