ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007
b
) организовывать документы таким образом, чтобы отражать процессы деловой деятельности
создателя (исполнителя)документов:
c) защищатьдокументы отнесанкционированного изменения, изъятия или уничтожения;
d) выступать в качестве основного источника информациио действиях, зафиксированных вдоку
ментах:
e) обеспечиватьдоступ ко всем относящимся к определенному вопросудокументам и связанным
с ними метаданным.
Показатели надежности системыуправлениядокументамидолжны быть документально зафикси
рованы путем создания исохранениядокументов, регламентирующихпорядок работыданнойсистемы.
Этидокументы должны подтверждать соответствиеданнойсистемы управлениядокументами критери
ям перечислений а) — е).
Система управлениядокументамидолжна реагировать на изменения потребностейделовой дея
тельности. но любые изменения в системе не должны влиять на характеристики документов, включен
ных в нее. Перемещение документов из одной системы управления документами в другую следует
проводить таким образом, чтобы не оказывать неблагоприятного воздействия на характеристики доку
ментов.
8.2.3 Целостность
Для предотвращения несанкционированного доступа к документам, их уничтожения, изменения
или перемещения в системе управления документами следует применять контрольные мероприятия,
такие какмониторинг доступа, верификация пользователей. Уничтожениедокументов иихзасекречива
ние должны быть санкционированы. Такой контроль может осуществляться внутри самой системы
управления документами или быть внешним по отношению к конкретной системе. В отношении элект
ронных документов организация должна иметь возможность доказать, что любые системные сбои,
обновления программного обеспечения или регулярная эксплуатация системы управления документа
ми невлияют на качествосохранностидокументов.
8.2.4 Соответствие
Системы управления документами в организациях должны быть управляемы в соответствии со
всеми требованиями, предъявляемыми текущей деловой деятельностью, нормативной средой и
общественными ожиданиями. Сотрудники, создающие документы, должны понимать, как эти требова
ния влияют на действия, которые они выполняют. Соответствие системы управления документами
таким требованиям следует регулярно проверять, а документы этих проверок следует хранить в целях
доказательства.
8.2.5 Комплексность
Системы управления документами должны управлять документами, являющимися результатом
всех видовделовойдеятельности организации или ее структурного подразделения.
8.2.6 Системность
Документы следуетсоздаватьисохранятьсистемно. Системность работв сфереуправлениядоку
ментами достигается путем проектирования и применения как системы управлениядокументами, так и
другихсистем управления деловой деятельностью.
Система управления документамидолжна иметь точную документально зафиксированную поли
тику. распределение ответственности иформальную методологию управления ею.
8.3 Проектирование и внедронио систем управления документами
8.3.1 Общие положения
Система управлениядокументамидолжна обладатьфункциональнымихарактеристиками, позво
ляющими выполнять и поддерживать процессы управления документами, описанные в разделе 9.
При принятии решений, связанных с проектированием и внедрением системы управления доку
ментами и поддерживанием ею процессов управления документами, следует принимать во внимание
необходимость их соответствия организационным структурам управления.
8.3.2 Документирование операций
Системы управления документамидолжны полно иточноотражать все операции, произведенные
непосредственно с конкретным документом, а также процессы, связанные с ним. Эти сведения могут
быть зафиксированы в метаданных о документе или в контрольных протоколах системных процессов.
Протоколы контроля системных процессов следует хранить, как минимум, столько же. сколько хранят
документ, к которомуони относятся.
7