ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007
c) установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с
документами;
d) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию доку
ментов;
e) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управле
ниядокументами;
0 интегрирование процессов управления документами в системы и процессы деловой деятель
ности.
Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом дело
вой деятельности. Системный подходк управлениюдокументами позволяеторганизациям иобществу
защищатьисохранятьдокументы в качестведоказательствадействий. Система управлениядокумен
тами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который
может поддерживать ее последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать
отчетность.
Документы позволяюторганизациям:
- осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно иответственно;
- предоставлять информацию последовательно иобъективно;
- обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений;
- обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленчес
койдеятельности;
- повышатьэффективностьдеятельности всей организации;
- обеспечивать бесперебойностьдеятельности в случае чрезвычайныхситуаций;
- соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и над
зорнойдеятельности;
- обеспечивать защиту и поддержку в судебныхделах, включая риски, связанные с наличием или
отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
- защищатьинтересы организации иправа сотрудников, а также всех заинтересованныхсторон;
- обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы,
инновационную деятельность, а также исторические исследования;
- предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятель
ности;
- обеспечиватьделовую, персональную и культурную идентичность;
- поддерживать корпоративную, индивидуальную исоциальную память.
5 Нормативная среда
Всем организациям необходимо идентифицировать нормативную среду, регулирующую их дея
тельность и требования к документированию их деятельности. Политика и процедуры деятельности
организаций должны учитывать требования нормативной среды. Нормативные документы, отражаю
щие деятельность организации, должны содержатьсоответствующие доказательства ее соответствия
нормативной среде.
Нормативная среда включает в себя:
a) законы инормативныеакты, регулирующиесферуделовойдеятельности в целом и в специфи
ческих отраслях, втом числе законы инормативныеакты, относящиеся непосредственно кдокументам,
архивам, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите данных,
информации;
b
) стандарты, относящиеся к практическойдеятельности;
c) правила рекомендательного характера, отражающие передовойопыт:
d) добровольно применяемые этические кодексы и нормы;
e) идентифицируемыесоциальные ожидания (потребности), касающиесяадекватного поведения
в специфической отрасли или организации.
Тип организации иотрасли, к которойона принадлежит, определяют, какие из этихэлементов нор
мативной среды (по отдельности или вместе) в наибольшей степени применимы при управлении доку
ментами в конкретной организации.
3