ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007
3)соблюдения требований соответствующего архивного органа в рамках действующего законо
дательства.
Кдокументам длительного или постоянного срока хранения обычно относятдокументы, которые:
- содержатсведения о политике идействиях организации;
- содержатсведения о взаимодействии организации собслуживаемыми ею клиентами;
- документально фиксируют права иобязанности отдельных лиц иорганизаций;
- используют для создания «памяти» об организации в научных, культурных или исторических
целях;
- содержатсведения о деятельности, представляющей интересдля внутреннихивнешнихзаинте
ресованных лиц.
9.3 Включение документов в систему управления документами
Включениемдокументов всистему управления документамидостигаются следующие цели:
- установление взаимосвязей между документом, его создателем и контекстом создания доку
мента;
- размещение (фиксация) документа, метаданныхо нем иего взаимосвязей всистеме управления
документами;
- установление связей сдругими документами.
При включении документа в электронную систему управления документами ему могут быть при
своены метаданные, включенные, присоединенные или связанные с ним независимо от его формата.
Это должно быть предусмотрено в процедурах системы управления документами. Такие метаданные
особенно необходимыдляконтролястатуса, структуры ицелостностидокумента влюбоевремя, а также
для показа его связей сдругимидокументами.
Методы, обеспечивающие включениедокумента в систему управлениядокументами, могут вклю
чать всебя:
a) классификацию и индексирование, которые позволяют соответствующим образом создавать
ссылки, проводить группировку, присваивать имена, защищать конфиденциальность, обеспечивать
доступ для пользователей, а также проводить поиск, отбор и идентификацию необходимых (востребо
ванных)документов;
b
) расположение документов в логической последовательности (как бумажных дел, так и элект
ронныхдиректорий), упрощающей последующее использованиедокументов исправочную работу;
c) регистрацию, которая обеспечивает доказательство существования документов в системе
управлениядокументами;
d) системы, формализующие модели действий, осуществляемых в процессе деловой деятель
ности:
1) создают метаданные, описывающие контекст;
2) обеспечиваютдоказательство местоположения документа;
3) идентифицируют, какиедействия подлежали исполнению, но не выполнены;
4) идентифицируют, кто имел доступ кдокументу;
5) идентифицируют, когда такойдоступ имел место;
6) обеспечивают свидетельства об операциях, произведенных сдокументом.
9.4 Регистрация
В системе управлениядокументами, осуществляющей процессы регистрации.
a) документ регистрируют при включении его в систему управлениядокументами;
b
) до завершения регистрации документа не допускается предпринимать какие-либо действия,
влияющие на него.
Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ
был создан или включен в систему управления документами, а дополнительным назначением — упро
щение поиска документа. Регистрация включает в себя краткое описание документа или запись мета
данныхо документе, а также присвоениедокументу идентификатора, уникальноговнутри определенной
системы управлениядокументами. Регистрация формализуетвключениедокумента всистемууправле
ниядокументами.
Документы могут быть зарегистрированы в системе управлениядокументами какцентрализован
но. такидецентрализованно. В электроннойсредесистемыуправлениядокументами могут бытьспроек
тированы так. чтобы регистрироватьдокументы посредством автоматическихпроцессов, не требующих
вмешательства сотрудника службы управлениядокументами.
11