ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007
8.3.3 Материальные носители информации и их физическая защита
При проектировании системы управлениядокументамиследуетвыбиратьподходящую средухра
нения и носители информации, средства физической защиты, процедуры обработки и системы хране
ния. Выбор носителя информации зависит от сроков хранения документов. Система управления
документамидолжна бытьподготовлена кчрезвычайным ситуациямтак.чтобыопределятьи уменьшать
риски. Во время и после восстановления деятельности организации, пострадавшей от чрезвычайных
ситуаций, система управления документами должна сохранять свою целостность и демонстрировать
это.
8.3.4 Распределенное управление
Системы управления документами должны быть способны поддерживать альтернативные ва
рианты размещения документов. В некоторых случаях, если правовая и нормативная среда позволяют
это. документы допускается физически хранить в одной организации, а управпение ими и ответствен
ность за них можно возлагать либо на организацию-создателя, либо на другой полномочный орган.
Такой порядокразмещения, различающий хранение, владение иответственность задокументы, харак
терен для электронных документов, размещенных в электронных системах управления документами.
Перемещениедокументов можетпроисходитьвлюбое время, при этомонодолжно быть контролируемо
идокументально оформлено.
8.3.5 Конвертирование и миграция
Системы управления документами следует проектировать так. чтобы документы оставались
аутентичными, надежными и пригоднымидля использования независимо от любых изменений в систе
ме управлениядокументами (втом числепри конвертированииформатов, миграциимеждутехническим
оборудованием, операционными системами или специальными программными приложениями) в тече
ние всего периода их хранения (в соответствии с 8.5).
8.3.6 Доступ, поиски использование
Системы управлениядокументамидолжны обеспечивать своевременный иэффективный поиски
доступ к документам, необходимымдля осуществления деловойдеятельности иотчетности.
Системы управления документамидолжны иметь и применять средства контролядоступа, чтобы
обеспечиватьсохранностьдокументов. Они должны обеспечиватьсозданиеи поддержкупротоколакон
троля системных процессов или другие методы, позволяющие эффективно защищать документы от
несанкционированного использования, изменения или уничтожения.
8.3.7 Хранение и уничтожение документов
Системы управления документамидолжны обеспечивать процессы хранения, отбора и передачи
документов для последующего хранения или уничтожения. Действия по отбору и передачедокументов
надальнейшее хранение или уничтожение могут быть предприняты в любой период жизненного цикла
документа, в том числе на стадии проектирования системы управления документами. Должна быть
предусмотрена возможность автоматического отбора (изъятия) документов из системы управления
документами для передачи их на дальнейшее хранение или уничтожение. Системы управления доку
ментамидолжны поддерживать протоколы контроля системных процессов или другие методы, обеспе
чивающиеотслеживание всех действий поотбору ипередачедокументов надальнейшее хранение или
уничтожение.
8.4 Методология проектирования и внедрения системы управления документами
При проектировании и внедрениисистемы управления документамиособое значение имеетмето
дология ее проектирования и внедрения, включающая нижеперечисленныеэтапы.
Методология, описываемая в перечислениях а) — h). не является линейной. Эти задачи допуска
ется выполнять на различных стадиях, многократно, частично или полностью, в соответствии с органи
зационными потребностями, официальнымитребованиямии изменениями организационнойсреды или
среды управлениядокументами.
a) Предварительноеобследование включаетв себя:
- сбор информации на основе анализадокументальных источников и путем интервьюирования;
- изучение целейизадачорганизации, ее структуры, нормативной, деловой иполитическойсреды,
критическихфакторов инедостатков, связанных с управлениемдокументами.
b
) Анализделовойдеятельности включает в себя;
- сбор информации издокументальных источников и путем интервьюирования.
- идентификацию идокументирование каждой функции, видаделовойдеятельности и операции;
- установление их иерархии:
- моделирование процессов и составляющих ихопераций.
8