ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 архивный орган; архивное учреждение (archival authority): Учреждение, ответственное за
отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предо
ставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения документов, не подлежащих
хранению.
3.2 система управления документами (records system): Информационная система, обеспечи
вающая сбордокументов (включениедокументов в систему), управлениедокументами идоступ к ним.
3.3 документ (record): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая инфор
мация. созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказа
тельства при подтверждении правовыхобязательств или деловой деятельности.
3.4 доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования
информации.
3.5 индексирование (indexing): Процесс проставления условных обозначений и составления
указателей, служащихдля упрощениядоступа к документам и(или) информации.
3.6 классификация (classification): Систематическая идентификация и упорядочение деловой
деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными усло
виями, методами ипроцедурными правилами, представленными в классификационной системе.
3.7 конвертирование (conversion): Процессперемещениядокументов содногоносителянадру
гой или из одного формата в другой. Ср. миграция (см. 3.11).
3.8 контроль (tracking). Создание, включение в систему управления документами исохранение
информации о движении ииспользованиидокументов.
3.9 контроль действий (action tracking): Процессотслеживания сроков совершения действий, а
также процессустановления связи этих отдельныхдействий сделовойдеятельностью в целом.
3.10 метаданные (metadata): Данные, описывающие контекст, содержание, структуру докумен
тов и управление ими.
3.11 миграция (migration): Перемещение документов из одной системы в другую с сохранением
аутентичности, целостности, достоверностидокументов и их пригодности для использования. Ср. кон
вертирование (см. 3.7).
3.12 обеспечение сохранности (preservation): Процессы и операции по обеспечению техничес
кой и интеллектуальной аутентичностидокументов в течение времени.
3.13 отбор и передача (disposition): Процессы реализации управленческих решений, зафикси
рованных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающихся
уничтожениядокументов или передачи их на последующеехранение.
3.14 перемещение (transfer) (в отношении места хранения): Изменение места хранения доку
мента.
3.15 передача (transfer)(вотношенииспособа хранения): Изменение способа хранениядокумен
тов, права собственности и (или)ответственности задокументы.
3.16 отчетность(accountability): Принцип, в соответствиискоторымчастныелица, организациии
общество ответственны за свои действия.
3.17 регистрация (registration): Присвоениедокументу уникального идентификатора при его вво
де в систему.
3.18 уничтожение (destruction): Ликвидация документов без какой-либо возможности восстанов
ления.
3.19 управление документами (records management): Совокупность планомерных иэффектив
ных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с
целью доказательства проведенияделовых (управленческих)операций.
4 Преимущества управления документами
Управлениедокументамираспространяетсянапрактическуюдеятельностьлиц. осуществляющих
управлениедокументами, атакже лиц. создающих или использующихдокументы в ходе своей деловой
деятельности. Управление документами в организации включает в себя:
a) принятие политики истандартов в сфереуправлениядокументами;
b
) распределение ответственности и полномочий поуправлению документами.
2