ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007
6 Политика управления документами и ответственность
6.1 Общие положения
Организация, стремящаяся к соблюдению требований настоящего стандарта, должна принимать,
документальнофиксировать, поддерживать ираспространять принципы политики, процедуры ипракти
ку управления документами с тем. чтобы обеспечивать необходимые для работы доказательства,
отчетность ииную информацию о своейдеятельности.
6.2 Принципы политики
Организации должны определять и документально фиксировать принципы политики в области
управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержка системы управле
нияаутентичными, достовернымиипригоднымидля использованиядокументами, способнойподдержи
ватьделовую деятельность в течение установленного (необходимого) периода времени. Организации
должны обеспечивать информирование о проводимой политике и ее применение на всех
организационныхуровнях.
Принципы политики должны быть приняты и одобрены на высшем уровне принятия управленчес
ких решений и распространены во всей организации. Также следует распределять ответственность за
ее соблюдение.
Принципы политикиследует разрабатывать на основе анализа деловой деятельности. Онадолж
на определять, в какихобластяхв наибольшейстепени применяютте или иныенормативныеакты (зако
ны. нормативные акты, стандарты, практические рекомендации), регламентирующие создание доку
ментов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать свою
организационную среду, а также экономические аспекты. Принципы политики следует регулярно пере
сматриватьс тем, чтобы обеспечиватьотражение ею текущих потребностейделовой деятельности.
6.3 Ответственность
Ответственность иполномочия в области управлениядокументами должны бытьчетко определе
ны идоведеныдосведениявсей организациистем,чтобы былоясно, ктонесетответственностьзарабо
ту с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми
сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных
информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделе
ний. администраторами систем управлениядокументами идругимилицами, для которых работа сдоку
ментами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и
организационно-распорядительныхдокументахорганизации. Особаяответственностьвобластиуправ
ления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями
внутриорганизации.Назначениеответственныхлицдолжнобытьрегламентировано
распорядительным документом.
Ответственность в области управления документами должна включать в себя следующие поло
жения:
a) специалисты в областиуправлениядокументамиотвечаютзавсе аспектыуправлениядокумен
тами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их
эксплуатационныехарактеристики, а такжезаобучениепользователейуправлениюдокументамии при
менению систем управлениядокументами в индивидуальной практической деятельности;
b
) ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления
документами во всейорганизации;
c) администраторы системы управления документами отвечают за то, чтобы вся документация
была точной, удобнойдля восприятия и доступнойдля персоналаорганизации;
d) все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, досто
верности и пригодностидля использования документов, отражающих ихдеятельность.
В процессе планирования ивнедренияполитикиипроцедуруправлениядокументамидолжны при
ниматьучастие архивные органы.
7 Требования к управлению документами
7.1 Принципы разработки программ управления документами
Документысоздаются, поступаюти используютсяв процессеосуществленияделовойдеятельнос
ти. Для обеспечения непрерывности деловой деятельности, соблюдения соответствия нормативной
среде и обеспечения необходимой отчетности организации должны создавать и сохранять аутентич
ные. надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих доку-
4