ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007
9 Процессы управления документами и контроль
9.1 Экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему
управления документами
Определениесоставадокументированной информации, подлежащейвключению в системууправ
лениядокументами, базируетсянаанализенормативнойсредыи потребностейделовойдеятельностии
отчетности, а также наоценкестепени рисковв случае, еслиэтидокументы небудут включены всистему.
Требования могут различаться в зависимости от типаорганизации, правового и социального контекста, в
котором она действует.
Документы создают в самой организации иполучают извне на различных носителях и с использо
ванием постоянно меняющихся технологий. Документированная информация является динамичной,
она можетбытьсозданамножеством исполнителей, существоватьв несколькихверсияхи находитьсяна
различных стадияхформирования втечение различныхпериодов времени.
Документированную информацию следует включать в систему управления документами в качес
тведокументов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае,
еслионапобуждаеторганизациикдействию, служитдля ихотчетности, а такжедокументальнофиксиру
ет действия, решения илипроцессы принятия решений.
9.2 Определение сроков хранения документов
Принятиерешенийо срокаххранениядокументов всистеме управлениядокументамиосновывает
ся на оценке нормативной среды, потребностейделовой деятельности и отчетности, а также на оценке
рисков. В начале процесса к принятию таких решений следуетпривлекатьструктурные подразделения,
администрирующие конкретный видделовой деятельности, ответственного сотрудника службы управ
лениядокументами и другие лица, причастные кэтомупроцессу, всоответствиис внешней и внутренней
политикой управления документами или стандартами. Правовыми или иными требованиями норматив
ной среды устанавливаются минимальные сроки хранениядокументов в системе управления докумен
тами. вместе с тем к решению этого вопроса следует привлекать уполномоченные органы (архивные
органы или аудиторов). При определениисроковхранениядокументов следуетучитыватьправа иинте
ресы всех заинтересованных лиц. Принимаемые решения не должны преднамеренно нарушать
какие-либо правадоступа.
Управлениехранением документов должно осуществлятьсядля:
a) соответствия текущим и будущим потребностям деловойдеятельности посредством:
1) сохранения информации о прошлых и настоящих решениях и видах деятельности (как части
корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений идеятельности в настоящем и
будущем.
2) сохранениядоказательств прошлой и настоящей деятельностидля соблюдения обязательств
отчетности,
3) своевременного санкционированного и систематического уничтожения документов, которые
больше не используются.
4) сохранения контекста документа для того, чтобы будущие пользователи могли считать доку
менты аутентичными и достоверными даже в тех случаях, когда системы управления документами, в
которыхони хранились, прекратилисвое существование или подверглисьсущественным изменениям;
b
) соответствия правовым нормам путемдокументирования, разъясненияи применения требова
ний нормативной среды всфере управлениядокументами в конкретном направленииделовойдеятель
ности:
c) соответствия текущим и будущим потребностям внутренних и внешних заинтересованных лиц
посредством:
1) идентификации законных интересов, которые заинтересованные лица могут иметь в отноше
нии сохранности документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организа
ции. В состав заинтересованных лиц могут входить деловые партнеры, клиенты и другие лица, на
которых влияют решения и действия данной организации, а также те. кому организация должна предо
ставлятьдоступ ксвоим документам в целяхотчетности(аудиторы, органы властииуправления, органы
следствия, архивные органы или исследователи),
2) установления иоценки правовых, финансовых, политических, социальных или других позитив
ных результатов от сохранения документов для служения интересам исследователей и общества в
целом.
ю