ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007
Системауправлениядокументамидолжнаконтролироватьвыдачу, передачумеждусотрудниками
и возвратдокументов на место их расположения или хранения, а также их изъятие из системы управле
ниядокументамидля уничтожения либо для передачидругой уполномоченной сторонней организации,
в том числе архивным органам, длядальнейшего хранения.
9.9 Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение
Правила, определяющие в соответствии с действующим законодательством порядок отбора и
передачи документов на последующее хранение или уничтожение, следует применять системно и в
установленном порядке в ходе обычнойделовойдеятельности. Никакихдействий по отборуи передаче
документов на последующеехранениеилиуничтожениенедолжно предприниматьсябез уверенности в
том. что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена и он не потребуется в
качество доказательства.
Действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение могут
предусматривать:
a) непосредственное физическое уничтожение, включая перезапись истирание файлов;
b
) дальнейшее хранение в структурном подразделении организации;
c) перемещение в соответствующее хранилище или на соответствующий носитель (под контро
лем организации);
d) передачу в другую организацию, которая приняла на себя ответственность за соответствую
щую деловуюдеятельность в результате реструктуризации, продажи или приватизации;
e) передачу документов в хранилище, управляемое в интересах организации независимым
поставщиком услугпо соответствующему контрактномусоглашению;
f) передачу ответственности за управление документами соответствующим органам, в то время
какдокументы физическихраниторганизация-создатель;
д) передачу в архив организации.
h) передачу вархивные учреждения.
При физическом уничтожениидокументов следует руководствоваться следующими принципами:
- уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями
нормативнойсреды;
- документы, связанные спредстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и рас
следованиями. уничтожать не следует;
- уничтожение документов следует проводить таким образом, чтобы обеспечивать конфиден
циальностьлюбой содержащейся в них информации;
- следуетуничтожатьвсе копиидокументов, разрешенныхкуничтожению. включая персональные,
страховые и резервные копии.
9.10 Документирование процессов управления документами
Документация, описывающая процессы управлениядокументами и системы управлениядокумен
тами. должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям.
Должны быть четко установлены полномочия по выполнению таких процессов управления документа
ми, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на после
дующее хранение или уничтожение.
Соответствующее законодательство, стандарты и политика организации должны быть докумен
тальнозафиксированы, чтобы определятьтребованиякпрактике, обследованию, проверкеитестирова
нию процессов управления документами. Особое внимание следуетуделятьдругим информационным
системамиправилам (стратегиям, политикам), применяемым внутри организации, чтобы сохранятькор
поративную целостностьсреды управления информацией.
Все решения о включении документов в систему управлениядокументами иустановлении сроков
их хранения следует четко документировать и хранить. Эти решения могут быть оформлены в виде
инструкции по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. Официаль
наядокументация, определяющая порядок анализа иоценкидокументов, на основе которой принимают
решения о включении документов в систему управления документами и их хранении там. должна быть
подготовлена и представлена на утверждение высшему руководству. Такая документация должна
содержатьподробноеописаниеделовойдеятельности идокументов, отражающихкаждый видделовой
деятельности, с четким иоднозначным указанием сроков их хранения идействий по отбору и
передаче документов на последующее хранение или уничтожение. События, инициирующие или
разрешающие
14