ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007
9.5Классификация
9.5.1 Классификация деловой деятельности
Классификация деловой деятельности является мощным инструментом, помогающим ведению
деловой деятельности, и применяется во многих процессах по управлению документами, включая в
себя:
a) установление связей между отдельными документами для обеспечения непрерывного доку
ментированиядеятельности;
b
) согласованное присвоение имен документам в течениедлительного времени;
c) оказание помощи при поиске всехдокументов, относящихся к определенной функции или виду
деловойдеятельности;
d) определение подходящей для различных групп документов защиты конфиденциальности, а
также разграничениедоступа;
e) разграничение прав пользователей на доступ или на проведение действий с определенными
группами документов;
f) распределениеответственности по управлению определенными группамидокументов;
д) распределениедокументов поотдельным процедурам в рамкахделовойдеятельности;
h) определение соответствующихсроков хранения и действий поотборудокументов на хранение
или уничтожение.
9.5.2 Классификационные системы
Классификационные системы отражают деятельность организации, в которой они созданы, и
обычно базируются на анализе деловой деятельности организации. Классификационные системы
могут использоваться для поддержки различных процессов управления документами. Организациям
необходимо определять степень классификационного контроля, необходимого для целей их деловой
деятельности.
9.5.3 Словари используемых терминов
Классификационныесистемы иуказатели могут бытьдополнены словарями используемыхтерми
нов, разъясняющими специфические для организации термины и их использование.
9.5.4 Индексирование
Индексированиеможнопроводить«вручную» или автоматически иохватыватьэлементы, вразной
степени объединенные в системе управления документами.
9.5.5 Назначение индексов и кодов
При ссылкахнадокументы обычно используют более краткие формы, чем заголовки (какправило,
индексы, номера и коды), которые позволяют идентифицироватьдокументы.
Индексация позволяет устанавливать местоположение документа, поскольку его индекс, номер
или кодуказывают«адрес»определенногодокумента, покоторомудокументможетбытьнайденв систе
ме управлениядокументами.
9.6Хранение и обращение с документами
Документы следуетхранитьна носителях, которыеобеспечиваютих пригодностьдля использова
ния. достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени (см. 8.2).
Меры, обеспечивающие хранение, обращение и использованиедокументов, следуетпринимать напро
тяжении всего периода их жизненного цикла.
Документы требуюттакихусловий итехнологий хранения, которыеучитываютихособые физичес
кие и химические свойства. Ценные документы требуютболее качественногохранения и обслуживания
с тем, чтобы сохранять ихдо тех пор. покаони неутратятсвою ценность. Условия итехнологиихранения
документовдолжны бытьспроектированы таким образом, чтобы защищатьдокументы от несанкциони
рованногодоступа. утраты или повреждения, а также откражи и чрезвычайных ситуаций.
Организации должны разрабатывать и применять инструкции по конвертированию и миграции
документов изодной системы управлениядокументами вдругую.
Электронные системы управления документами должны быть спроектированы так. чтобы доку
менты оставалисьдоступными, аутентичными, достоверными ипригоднымидля использования незави
симо от любых изменений в системе на протяжении всего периода их хранения и использования.
Изменения в электронной системе управления документами могут включать миграцию, конвертирова
ние. воспроизведение в других форматах или любые другие будущие способы воспроизведения доку
ментов. Если такие процессы происходят, следуетсохранятьсвидетельство произведенныхизменений,
атакже подробное описание любых изменений форм и форматовдокументов.
12