ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007
ментов в течение требуемого времени. Для этого организации должны принимать и выполнять
комплексную программу управлениядокументами, включающую в себя:
a) перечнидокументовдля каждогопроцессаделовойдеятельности итребования к информации,
подлежащей включению в документы;
b
) решения, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в системудоку
менты икакиетехнологиидля их создания и обработки следуетиспользовать;
c) требования к составу метаданных, ихструктуре и управлению ими;
d) установлениетребованийк поиску, использованию ипередачедокументов, атакжесрокам хра
нениядокументов;
e) решение, какорганизовыватьдокументы с тем. чтобы они отвечалитребованиям, предъявляе
мым к их использованию.
0 оценку рисков, связанных с отсутствием официальныхдокументов, отражающих деятельность
организации;
g) обеспечениесохранностидокументов идоступа к ним вцелях выполнениятребованийделовой
деятельности иобщественных ожиданий;
h) соответствие правовым требованиям, нормативной среде, стандартам и политике органи
зации;
i) обеспечение хранениядокументов в безопасной и защищенной среде;
j) обеспечение хранениядокументов в течение необходимого или требуемого срока;
k) определение и оценкувозможностей повышенияэффективностии результативностиорганиза
ционных процессов, решений идействий в результате качественного управлениядокументами.
Правила создания документов и метаданных о документах и их включения в систему управления
документамидолжны бытьвнедрены в процедуры, регулирующиевсе процессыделовойдеятельности,
для которых требуетсядоказательство осуществлениядействий.
Долгосрочное планирование деловой деятельности и меры в случае непредвиденных обстоя
тельствдолжны гарантировать, чтодокументы, важныедляпродолжительногофункционированияорга
низации. защищены и могут быть восстановлены в случае необходимости.
7.2 Характеристики документа
7.2.1 Общие положения
Документдолжен объективно отражатьто, что сообщено или решено, или предпринятодействие.
Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится, и использо
ваться в целяхотчетности.
Электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражаю
щими операции, совершаемые с документом в процессе деловойдеятельности. При этом:
a) структурадокумента, его формат и взаимосвязи междусоставляющимидокумент элементами
должны оставаться неизменными, не искаженными метаданными;
b
) в метаданныходокументедолжен быть отражен контекст его создания, получения и использо
вания (в том числе процессделовой деятельности, частью которого является данная операция, дата и
времяданнойоперации иее участники),
c) в метаданныходокументедолжны быть представлены связи междуотдельными документами,
составляющими в совокупности единый комплекс документов.
Принципы политики, процедуры и практика управления документамидолжны обеспечиватьсозда
ние подлинныхдокументов, обладающих характеристиками, указанными в 7.2.2 — 7.2.5.
7.2.2 Аутентичность
Документ является аутентичным, если он:
a) соответствует установленным правилам:
b
) был создан или отправлен лицом, уполномоченным наэто;
c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.
Чтобы обеспечивать аутентичностьдокументов, организации должны внедрять и документально
фиксировать принципы политики и процедуры контролянадсозданием, получением, передачей, хране
нием и отбором (изъятием) документов итем самым гарантировать, что создатели документов уполно
мочены на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного
дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания).
7.2.3 Достоверность
Достоверным являетсядокумент, содержаниекоторогоможносчитатьполным иточным представ
лением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можнодоверять в последую
щихоперациях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же
5