ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007
действия по отбору и передачедокументов на последующее хранение или уничтожение, должны быть
четко определены. Такжедолжны быть разработаны и использованы инструкции по передачедокумен
тов на альтернативное хранение (например, внесетевое хранение). Такая документация должна быть
представлена насогласование сторонним уполномоченным органам, таким как архивныеорганы, ауди
торы и т.п. Следуетхранитьдокументы, отражающие выполнение действий поотбору ипередачедоку
ментов на последующее хранение или уничтожение.
10 Мониторинг и аудит
Для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управлениядоку
ментами, требованиям организации идля полученияожидаемых результатовследует регулярнопрово
дить их мониторинг. Такой мониторинг должен проверять качество работы системы управления
документами в организации, исполнение пользователями своих обязательств в отношении системы
управлениядокументами, а также удовлетворенность пользователейданной системой.
Нормативная среда может требовать проведения мониторинга и аудита сторонними организа
циями.
В случае обнаружения непригодности или неэффективности используемой системы управления
документами и процессов управлениядокументами они должны быть модифицированы.
Соответствие систем управлениядокументами установленным требованиям, а также мониторинг
следуетдокументально фиксировать, а отчетныедокументы хранить.
11 Обучение
Организация, стремящаясясоблюдатьтребованиянастоящегостандарта, должна приниматьдол-
госрочную программу обучения в области управления документами. Программы обучения управлению
документами должны охватывать роли и ответственность всех сотрудников и быть адресованы всем
руководящим, штатным, временным работникам, лицам, работающим на общественных началах, и
любым другим лицам, ответственным за создание документов во время их работы и за включение этих
документов в системууправлениядокументами. Учебныепрограммы могут бытьподготовлены иреали
зованы во взаимодействии со стороннимиорганизациями.
15