4
3. НАИМЕНОВАНИЕ И ОБОЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ
3.1. ДМ присваивают наименование и обозначение в соответствии с системой документации (ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД, КС АС и т.п.), к которой он отнесен. В обозначении ДМ код вида носителя данных не указывают.
3.2. Если ДМ разбит на части, то каждой части присваивают обозначение по правилам той системы документации, к которой относится документ. Если эти правила не установлены, то для каждой части, начиная со второй, к обозначению документа добавляют порядковый номер (начиная с единицы), при этом, если обозначение документа оканчивается цифрой, то порядковый номер отделяют от обозначения точкой, например: АБВГ.ХХХХХХ.ХХХВП; АБВГ.ХХХХХХ.ХХХВП1; АБВГ.ХХХХХХ.ХХХД1.1; К50241.ХХХХХ.1.
3.3. Если один документ размещен на нескольких носителях данных разного вида (например, текстовая часть документа на МН, а рисунки и схемы - на бумаге), то его следует оформлять как документ, разбитый на части. Части документа, записанные на МН, следует оформлять и обозначать в соответствии с настоящим стандартом.
4. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА
4.1. ИПХ ДМ - это совокупность атрибутов, позволяющих идентифицировать, учитывать и обрабатывать ДМ в процессе его обращения. Атрибуты ИПХ могут храниться и находиться в обращении отдельно от ДМ. ИПХ в общем случае содержит атрибуты, приведенные в табл. 2.
Таблица 2
Наименование | Пояснение |
группы атрибутов | атрибута |
1. Описание документа | Обозначение документа |
|
Наименование документа |
|
Тема | Тематика документа |
Класс документа | Принадлежность ДМ к конкретной системе документации (ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, КС АС и т.п.) |
Вид документа | Вид ДМ в зависимости от его использования (по табл. 1) |
Первичное применение | Обозначение основного документа, в котором впервые записан данный ДМ |
Инвентарный (регистрационный) номер | Номер регистрации ДМ в службе хранения |
Литера | Литера, присвоенная ДМ по ГОСТ 2.103, ГОСТ 19.104, ГОСТ 3.1102 |
Восстановление | Указывают обозначение ДМ и архивное обозначение МНЗ, с которого восстановлен подлинник, и порядковый номер восстановления |
Аннотация | Краткое изложение или ссылка на краткое изложение или эквивалентную информацию в документе |
Использование документа | Указываются технические и программно-информационные средства, необходимые для использования ДМ |