20
при чтении представленного оригинала, которая может служить отчетным документом о приеме ДМ в магнитотеку.
4.6. Для внесения изменения в ДМ в СТД передают:
извещение об изменении, прошедшее согласование, нормоконтроль и утверждение;
измененный ДМ или содержание изменения на МН, которые сдают по правилам сдачи ДМ;
ведомость МНЗ, на котором записан документ (фрагмент документа) или содержание изменения.
4.7. При внесении изменений порядок проведения работ аналогичен приведенному в пп. 4.2-4.5. При этом извещения об изменении регистрируют в книге регистрации изменений.
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Рекомендуемое
профилактический контроль
1. Магнитотека обеспечивает:
проведение профилактического контроля сохранности информации на МНЗ;
контроль за истечением срока храпения МН и в связи с этим организацию необходимых работ по сохранению ДМ.
2. Указанные работы фиксируют в журнале проверок и регламентных работ.
Журчал может содержать следующие графы:
архивное обозначение МНЗ;
даты проверок;
фамилии исполнителей;
отметки о проведенных работах и их результатах и др.
3. При проведении профилактического контроля считывают информацию с МНЗ, подсчитывают контрольные характеристики ДМ и сравнением их с контрольными характеристиками, указанными в ИПХ ДМ и (или) в ведомости МПЗ.
В случае отрицательного результата профилактического контроля предприятие-владелец тома решает вопрос о необходимости восстановления конкретного ДМ, находящегося на данном томе.
По результату профилактического контроля устанавливают очередной срок его проведения.
4. Профилактический контроль МНЗ рекомендуется проводить через каждые 6 мес., начиная со дня поступления МНЗ в магнитотеку.
В технически обоснованных случаях срок проведения профилактических работ может быть изменен.
ПРИЛОЖЕНИЕ 6
Рекомендуемое
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДУБЛИКАТОВ (КОПИЙ) ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ ПОТРЕБИТЕЛЮ
1. ДМ передают потребителю в виде дубликатов (копий) на МН или по каналам связи.
2. Вид МН и условия передачи устанавливают в соглашении между передающим и принимающим предприятиями.
3. Передачу ДМ осуществляют:
на МН предприятия, передающего документы;
на МН предприятия, принимающего документы;
на транспортных МН, т.е. принимающее предприятие переписывает документы с переданных МНЗ па свои МН и возвращает переданные МНЗ передающему предприятию.
4. Каждый передаваемый МНЗ должен иметь этикетку и ведомость МНЗ.
5. Передачу ДМ оформляют приемосдаточным актом и (или) по описи (форма 9