12
при внесении изменений;
при прекращении применяемости.
При аннулировании ДМ заполняют соответствующие атрибуты ИПХ, делают отметки в инвентарной книге учета ДМ, карточке учета ДМ и в ведомости МНЗ, в которой присутствуют данные об аннулируемом ДМ.
Допускается аннулирование ДМ не переписывать в архив аннулированных документов, оставляя их на прежнем МНЗ до перекомпоновки находящегося на нем состава документов.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Справочное
ТЕРМИНЫ И ПОЯСНЕНИЯ
Термин | Пояснение |
1. Атрибут Attribute | Элемент данных, который выражает определенную характеристику документа и имеет имя и значение (ИСО 8613/1) |
2. Аутентичные документы Authentic documents | Документы одинаковые по содержанию и различные по формату и (или) кодам данных, и (или) структуре. Аутентичные документы могут быть выполнены на одинаковых или разных видах носителя данных, в визуальной или невизуальной форме |
3. Вторичный документ Secondary document | Документ какого-либо вида, полученный путем обработки с помощью программно-информационных средств из документа другого вида (виды документов по ГОСТ 2.102, ГОСТ 3.1102, ГОСТ 19.101, ГОСТ 34.201). Несколько вторичных документов разного вида могут быть получены из одного первичного документа. Один вторичный документ может быть получен из нескольких первичных документов разного вида |
4. Идентичные документы Identical documents | Документы одинаковые по содержанию, которые выполнены в одинаковых форматах и кодах и, как правило, на одном и том же виде носителя данных |
5. Машинограмма | По ГОСТ 6.10.1 |
6. Первичный документ Primary document | Документ какого-либо вида, полученный в результате разработки (проектирования), который может быть использован как исходный для получения с помощью программно-информационных средств документов другого вида (вторичных документов). Виды документов - по ГОСТ 2.102, ГОСТ 3.1102, ГОСТ 19.101, ГОСТ 34.201 |
7. Том Volume | Съемная физическая единица запоминающей среды (например катушка с магнитной лентой, гибкий магнитный диск) |
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Рекомендуемое
ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ НА НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ. ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ
1. Инструкция по применению является руководством для пользователя ДМ по использованию ДМ в конкретных процессах.
2. Если сведения по применению ДМ приведены в других документах комплекта документов, то инструкцию не выполняют.
3. Инструкции присваивают обозначение по правилам, установленным конкретной системой документации для документов вида «Инструкция...».
Инструкцию записывают в спецификацию в раздел «Документация», а в ВТД - в раздел «Изделие».
4. Обозначение инструкции по применению ДМ или документа, ее заменяющего, указывают в ИПХ в группе атрибутов «Внешние ссылки».
5. Инструкцию выполняют на листах формата А4 по правилам оформления текстовых