23
5. В случаях, когда ДМ получен с помощью программно-информационных средств, не переданных в эксплуатацию, или, при необходимости, нормоконтроля документа на завершающем этапе его разработки, на нормоконтроль могут быть предъявлены:
документ, отображающий содержание ДМ в визуально воспринимаемом виде (если возможно его получение);
вторичные документы, предусмотренные инструкцией по применению ДМ, или их фрагменты.
6. МНЗ с оригиналом (подлинником) документа нормоконтролю не подлежит.
По требованию нормоконтролера может быть произведено чтение ДМ с получением его контрольных характеристик и сравнением их с характеристиками, указанными в ИПХ ДМ и (или) ведомости МНЗ.
ПРИЛОЖЕНИЕ 9
Рекомендуемое
ФОРМЫ И ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ
Приложение содержит форму сопроводительного документа МНЗ (форма 2), формы для учета и обращения ДМ и МНЗ (формы 3 - 9) и форму ведомости документов на носителях данных (форма 10).
Приведенные формы могут быть использованы для ручного, полуавтоматизированного и автоматизированного способов ведения учета и получения учетных и сопроводительных документов.
Для инвентарной книги учета МН и МНЗ и карточек учета МНЗ и ДМ приведены правила заполнения.
Из карточки учета ДМ информация об архивных обозначениях МНЗ, на которых размещены копии ДМ (форма 5, графы «Архивное обозначение МНЗ, КК, К»), может быть перенесена в карточку учета МНЗ.
Форма 2
ВЕДОМОСТЬ МНЗ _______ Зав. ________ Владелец _____________________________ Идентификатор тома ___________________ № тома/кол. томов _____________________ Код системы __________________________ Дата создания МНЗ _____________________ | (Архивное обозначение) Лист ________________________________ Продолж. на листе ____________________ Плотность записи _____________________ На носителе занято _____________________ |
Инв. № подл. | Обозначение документа | Наименование документа | Изм. | Идентификатор файла | Контрольная характеристика | Примечание |
|
|
|
|
|
|
|
Изготовил Личная подпись Расшифровка подписи
При восстановлении подлинника ДМ (или аннулировании) рекомендуется вычеркивать всю информацию об этом документе из ведомости МНЗ, на котором он находился, и делать отметку о восстановлении (аннулировании).
Форма 3
Инвентарная книга учета МН и МНЗ