11
архивное обозначение МНЗ, с которого производят восстановление ДМ;
архивное обозначение МНЗ, на который записывают восстановленный подлинник ДМ;
дату восстановления и др.
10.4. При восстановлении подлинника ДМ:
заполняют соответствующие атрибуты ИПХ;
делают отметки в инвентарной книге учета ДМ, карточке учета ДМ и в ведомости МНЗ, на котором был расположен восстанавливаемый документ.
10.5. Восстановленный подлинник ДМ сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер.
11. ПРАВИЛА ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ
11.1. Изменения в ДМ следует вносить в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503, ГОСТ 2.505, ГОСТ 19.603, ГОСТ 24.401 и настоящего стандарта.
11.2. Извещение об изменении (извещение) выполняют в визуально воспринимаемом виде. Содержание изменения может быть выполнено на МН.
11.3. Изменение ДМ можно осуществлять путем замены документа в целом или его фрагмента.
11.4. При замене документа в целом изменяемый документ аннулируют. Измененному ДМ присваивают новый инвентарный номер.
Новый инвентарный номер можно образовать из старого, например добавлением к нему через дефис порядкового номера замены: 1347 - старый инвентарный номер, 1347-1 - новый инвентарный номер.
11.5. При замене фрагмента ДМ изменения могут быть внесены путем перезаписи изменяемого фрагмента ДМ, при этом инвентарный номер ДМ не изменяют.
11.6. Изменения в копии ДМ, выполненные в визуально воспринимаемом виде, вносят автоматизированным способом или вручную.
11.7. При замене документа в целом, в извещении, в графе «Содержание изменения» указывают вид носителя данных, например: документ АБВГ.Х...Х, изм. 1 на МЛ аннулировать и заменить на документ АБВГ.Х...Х, изм. 2 на МЛ.
11.8. При замене занимающего отдельный том фрагмента документа, в извещении, в графе «Содержание изменения» указывают номер тома, например: документ АБВГ.Х...Х, том 2, изм. 1 на МЛ аннулировать и заменить на документ АБВГ.Х...Х, том 2, изм. 2 на МЛ.
11.9. Допускается в графе «Содержание изменения» указывать срок хранения аннулированного ДМ либо давать указание об его уничтожении.
11.10. Если содержание изменения выполнено на МН, данный МНЗ прикладывают к извещению, в котором указывают, что информация об изменении представлена в приложении к извещению. При этом содержание изменения на МН должно быть выполнено в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ДМ, и сопровождаться ведомостью МНЗ.
Содержание изменения, выполненное на МН, хранят и учитывают по правилам, установленным данным стандартом для ДМ и МНЗ.
11.11. Все извещения подлежат учету в книге регистрации извещений об изменении (форма 8 приложения 9).
Допускается использовать форму книги регистрации извещений об изменении, установленную в ГОСТ 2.503.
Если содержание изменения выполнено на МН, то в книге регистрации извещений, в графе «Примечание» указывают вид носителя данных, на котором оно выполнено.
11.12. Изменения в ДМ вносит СТД или подразделение, выполняющее работы с МНЗ.
11.13. Сведения о внесении изменений в ДМ заносят в карточку учета ДМ, где проставляют инвентарный номер ДМ в соответствии с п. 11.4.
11.14. При наличии аутентичных копий и вторичных документов в графе «Содержание изменения» рекомендуется приводить соответствующие указания об их изменении.
11.15. ДМ аннулируют на основании извещения в следующих случаях: