27
в графах «Архивное обозначение МПЗ: П, КК, К» - соответственно архивные обозначения МНЗ, на которых записаны подлинник, контрольная копия и копия документа (может включать и номер файла, которым записан документ). Если ДМ расположен на нескольких томах, то их архивные обозначения записывают друг под другом, а в графах «П, КК, К» указывают номер тома и соответствующее ему архивное обозначение МНЗ с подлинником, контрольной копией и копией ДМ.
Допускается номера томов и обозначение МНЗ указывать в строку через запятую;
в графе «Новый инв. №» - инвентарный номер нового подлинника ДМ, полученного в результате замены документа по извещению об изменении.
Если при внесении изменений документы были записаны на другие МН, то обозначения этих МНЗ указывают в графах «П, КК, К» в той же строке, в которой записаны сведения о соответствующем изменении.
Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.
2. Для учета копий в карточке учета ДМ (форма 5а) указывают:
в графе «Абонент» - наименование или код абонента;
в графе «Основание и дата» - дату и документ, на основании которого изготовили копии ДМ;
в графе «Вид носителя» - вид носителя данных, на котором выполнен документ (магнитные, перфоносители, бумага, микрофиши и др.);
в графе «№ документа и дата» - обозначение или номер документа (наряда, накладной, описи), согласно которому выдают копии и дату списания;
в графе «Списано» - обозначение акта, согласно которому списан документ, и дату списания;
в графе «Примечание» - различные дополнительные данные, например, заводской номер МН и др.
При наличии полностью заполненной лицевой или оборотной стороны карточки учета ДМ по формам 5 и 5а последующую аналогичную информацию заносят в новые бланки данных форм, присваивая им номера листов 1.1, 1.2, 1.3 и т. д.
3. При восстановлении ДМ в карточке учета ДМ (формам 5) указывают:
в графе «Архивное обозначение МНЗ, П» - архивное обозначение МНЗ, с восстановленным подлинником;
в графе «№ извещения» - номер акта о восстановлении;
в графе «Дата» - дату восстановления;
в графе «Новый инв. №» - Восст. № с указанием порядкового номера восстановления.
4. При внесении изменений запись в карточку учета ДМ (форма 5) производят в две строки:
в первой строке указывают:
в графе «Изм.» - порядковый помер изменения документа;
в графе «№ извещения» - обозначение извещения об изменении;
в графе «Дата» - дату выпуска извещения;
в графе «Новый инв. №» - новый инвентарный номер измененного документа;
в графах «Архивное обозначение МНЗ» - архивные обозначения МНЗ, на которые переписаны П, КК и К измененного документа.
Во второй строке указывают:
в графах «Архивное обозначение МНЗ» - архивное обозначение МНЗ, на который переписан изменяемый (аннулированный) документ;
в графах «Изменения» - прочерк;
в графе «Новый инв. №» - аннул.
5. При потере применяемости в карточке учета ДМ указывают:
в графе «Архивное обозначение МНЗ» - архивное обозначение МНЗ, на который переписан аннулированный документ;
в графах «Изменения» - соответственно номер изменения, обозначение извещения и дату