5
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Системы электронного документооборота
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ.
ИНФОРМАЦИЯ, СОХРАНЯЕМАЯ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности
Electronic records management systems. Document management. Information stored electronically.
Recommendations for trustworthiness and reliability
Дата введения — 2012—08—01
- Область применения
Настоящий стандарт описывает порядок внедрения и эксплуатации систем управления информацией и документами, которые могут рассматриваться как надежно, заслуживающим доверия образом, хранящие электронную информацию.
Настоящий стандарт может применяться в любой организации, которая использует систему управления информацией для сохранения во времени аутентичной, надежной и пригодной к использованию/читаемой электронной информации. Такие системы включают в себя политики, процедуры, технологии и требования к аудиту, обеспечивающие поддержание целостности электронной информации при хранении.
Настоящий стандарт не охватывает процессы, используемые для оценки аутентичности информации до ее сохранения либо импорта в систему. Настоящий стандарт, однако, может использоваться для доказательства того, что с момента сохранения информации в системе выдаваемая системой информация будет верным и точным воспроизведением оригинала.
В рамках настоящего стандарта термин «система», если явно не указано иное, означает оцениваемую систему управления информацией.
- Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины по ИСО 12651, а также следующие термины с соответствующими определениями:
- тип информации (information type): Группывзаимосвязанныхинформационныхматериалов.
Примечание — В конкретных приложениях «группы» могут обозначаться терминами «наборы», «дела», «коллекции» и т. п.
Пример — Инвойсы, финансовые документы, сводки, переписка.
- доверенная система (trusted system): Система <управления информацией>, используемая для сохранения электронной информации и обеспечивающая ее точность, надежность, пригодность к использованию/читаемость, а также целостность во времени.
- Политика управления информацией
- Общие положения
Информация является одним из наиболее важных активов, имеющихся в распоряжении любой организации. Все виды деятельности организации включают в себя то или иное использование информации. Количество информации может быть огромным, и существует множество различных способов ее
Издание официальное
представления и хранения. Ценность используемой информации и то, каким образом она применяется и