ГОСТ Р 54471-2011; Страница 36

тех случаях, когда электронные файлы импортируются в систему. Если информация вводится на уровне файлов, то в составе контрольной информации следует сохранить следующие сведения:

1. уникальный идентификатор файла;
2. число документов/страниц в файле;
3. размер файла (например, в килобайтах);
4. формат файла;
5. использованная система кодирования (например, значения полей EDI, DTD и т. д.).

1. Сведения об отсканированных документах

Информация может быть введена в систему путем сканирования исходных документов.

Если используется сканирование документов, то в составе контрольной информации нужно сохра­нить следующие сведения:

1. уникальный внутренний идентификатор документа;
2. число отсканированных графических образов;
3. число страниц, переданных на устройство хранения данных.

2. Сведения о пакетах

а) Если данные вводятся на уровне пакетов, особенно в приложениях сканирования документов, то в составе контрольной информации нужно сохранить следующие сведения:

1. уникальный идентификатор пакета;
2. идентификатор оператора;
3. тип сканируемого материала, например, бумажные документы, рулоны микропленки, апер­турные карты;
4. количество материала в пакете, например, число документов, число страниц (одно/двусто­ронних), число кадров на микропленке;
5. подробные сведения об обработке графических образов, выполненной входе процессов сканирования, если она где-либо отличается от выполняемой по умолчанию обработки графичес­ких образов, описанной в руководстве по системе.

b) Контрольная информация должна храниться так, чтобы можно было легко проверить:

1. что все необходимые действия были выполнены для данного пакета;
2. сведения обо всех имевших место аномалиях и отклонениях:

Пример — сведения о несовпадении числа страниц, переданных в хранилище, с числом отсканиро­ванных страниц;

3. что были проведены процедуры контроля качества;
4. что была выполнена требуемая обработка особых ситуаций.

3. Индексирование

Индексирующая информация играет важнейшую роль в процессе извлечения информации и, таким образом, ее точность имеет ключевое значение для установления аутентичности хранимой информации. Контрольная информация, содержащая детальные сведения о создании и изменении индексов, может быть использована для того, чтобы подтвердить корректное использование процедур индексирования.

В составе контрольной информации необходимо сохранять сведения о дате и времени создания, изменения и удаления каждого из индексных файлов. Контрольная информация должна включать в себя идентификатор каждого проиндексированного документа или файла данных.

Если индексирующие данные изменяются или удаляются, то следует создать соответствующую контрольную информацию. Если в индекс вносятся изменения, то также может быть сохранена подроб­ная информация об изменениях.

Если запись в индексе относится кудаленной или необратимо уничтоженной информации, то этот факт должен быть задокументирован.

4. Контроль изменений

Если в хранимую информацию вносятся изменения, то должна быть создана и сохранена контрольная информация, идентифицирующая характер изменений, а также сохранено лицо, иницииро­вавшее эти изменения (или программу, если изменение было произведено системой автоматически).

Там, где это уместно, в контрольную информацию следует включить ссылки на предыдущие вер­сии хранимой информации с целью установления характера изменений.

5. Цифровые подписи

Если применяются цифровые подписи (или иные методы электронного подписания), то в составе контрольной информации следует сохранять следующие сведения:

1. идентифицирующие данные файла;
2. подтверждение личности подписанта (certification of identification), например, сертификат ключа проверки подписи (открытого ключа) подписанта;

идентифицирующие данные удостоверяющего органа (authenticating authority);