19
- Ручное индексирование
Ручное индексирование предусматривает визуальное изучение вводимой в систему информации либо до ее ввода, либо в рамках процессов, выполняемых после ввода.
Сотрудники, занимающиеся ручным индексированием, должны получать специальную подготовку с целью обеспечения максимальной точности индексирования. Требования и процедуры профессиональной подготовки по индексированию должны быть задокументированы.
- Автоматическое индексирование
Автоматическое индексирование может осуществляться, например, путем считывания штрих-кодов или использования методов оптического распознавания символов. В случае использования автоматического индексирования процедуры проверки и корректировки неточной индексирующей информации должны быть задокументированы.
- Сохранение индексирующей информации
Индексирующая информация должна сохраняться в течение срока, не меньшего, чем срок хранения информации, к которой она относится.
Некоторые системы требуют проведения периодического перестроения индексов баз данных, обычно с целью улучшения производительности базы данных. Процедуры перестроения индексов должны быть задокументированы.
- Корректировка индексирующей информации
Процессы индексирования могут включать в себя процедуры по обнаружению недостающей информации. При индексировании отображаемой информации отсутствующий материал удается обнаружить, только если сравнивать отображаемую информацию с оригиналами или при упорядочении информации (например, с использованием последовательной нумерации).
Процедуры изменения и/или корректировки индексирующей информации должны быть задокументированы. В случае внесения исправлений в запись индекса, возможно, потребуется сохранить сведения о содержании индекса до и после внесения изменений.
Если запись в индексе относится кудаленной или уничтоженной информации, то сведения об этом следует сохранить.
В тех случаях, когда во исполнение законодательно-нормативных требований может потребоваться проведение удаления или уничтожения хранимой информации путем изменения или удаления записей в индексе, соответствующие процедуры должны быть задокументированы.
- Точность индексирующей информации
Индексирующие данные для отсканированных изображений могут быть неточными. В то время как точное индексирование упрощает поиск и извлечение хранимой информации, точность соответствующих индексирующих данныхуказывает на ее актуальность и полноту, тем самым подтверждая аутентичность хранимой информации. И наоборот, неточность индексирующих данных может привести к тому, что пользователь не сможет извлечь нужную либо получит ненужную информацию.
Критерии точности индексирующей информации могут варьироваться в зависимости от целевой задачи. В некоторых случаях точность может быть задана как максимально допустимое число ошибочных символов на тысячу символов введенной информации (или как эквивалентный процент числа введенных символов). В других случаях точность может быть задана как максимально допустимое число слов (или других наборов символов, таких, например, как номер клиента или детали), содержащих какие-либо ошибки (в одном или нескольких символах).
Критерии уровней точности индексирующей информации должны быть реалистичными, с учетом использованного метода сбора и ввода индексирующих данных, типичной частоты случайных ошибок при работе персонала, занимающегося вводом данных, и читаемости исходного материала. Уровни точности могут варьироваться в зависимости от типа индексируемой информации.
В случае, если выполняется ручная или автоматическая индексация, должны быть согласованы и задокументированы уровни точности. Должны быть также задокументированы процедуры проверки точности индексирующей информации.
- Процедуры создания заверенных копий электронной информации (authenticated output
procedures)
Может возникнуть необходимость представить выдачу из электронных систем хранения в виде бумажных копий либо в виде электронных объектов на соответствующих носителях для использования в качестве документальных доказательств. Как правило, такие копии должны быть заверены в соответствии с установленными требованиями как точные копии оригинала, с тем чтобы уменьшить вероятность их непринятия или оспаривания.
Следует задокументировать процедуры создания копии хранимой информации, которые могут понадобиться в качестве документальных доказательств. Такие процедуры могут, например, предусматривать использование стандартных средств копирования системы и создание авторизованным