18
документов, и их не следует рассматривать в качестве замены тестового набора документов.
- Повторное сканирование (rescanning)
Процедуры повторного сканирования бумажных документов должны быть задокументированы. Повторное сканирование может потребоваться, если полученный первоначально графический образ был забракован из-за его плохого качества или по иным показателям.
Следует внедрить процедуры, обеспечивающие замену забракованного графического образа на образ, полученный в результате повторного сканирования, а также отсутствие компрометации процедур нумерации пакетов и сбора контрольной информации (audittrailprocedure).
- Обработка графических образов
Методы обработки графических образов, применяемые для улучшения качества изображения, должны быть описаны в руководстве по процедурам.
Если возможно использование контролируемых оператором средств, то должны быть задокументированы сведения о том, какие именно средства использовались для обработки конкретных электронных документов.
- Сбор и включение в систему (capture) данных
- Новые данные
Данные (например, для создания индекса или другой справочной информации) могут вводиться/захватываться с существующих аналоговых и/или электронных документов и вводиться в компьютер с использованием ряда способов, включая ручной (т. е. ввод непосредственно с клавиатуры), автоматизированный [(например, путем считывания штрих-кода, чтения оптических меток (Optical Mark Reading, OMR), оптического/интеллектуального распознавания символов (OCR/ICR)] и полуавтоматический (скажем, когда данные, собранные автоматически, например, с использованием оптического распознания символов, подтверждаются с помощью ручного повторного ввода). В каждом случае необходимо обеспечить уверенность в правильности введенных данных. На практике может оказаться сложно или вообще невозможно обеспечить 100 %-ную точность вводимых данных, и пользователю необходимо оценить риск, связанный с наличием ошибок.
Если внешние данные собираются с целью последующего ввода в систему, то следует установить требуемые уровни качества. Эти уровни качества должны отражать точность и полноту собранных/захваченных данных.
Устанавливаемые уровни точности могут варьироваться в зависимости от прикладной задачи и важности каждого конкретного элемента данных.
Следует определить процедуры проверки выдерживания уровней точности. Такие процедуры, как правило, основаны на случайной или псевдослучайной выборке пакетов собранных данных и проведении их сопоставления с исходным материалом. Как правило, пакеты, не соответствующие требуемым уровням точности, отправляют на повторную обработку, и ее результаты еще раз проверяют, чтобы обеспечить выдерживание требуемых уровней точности.
Результаты всех проверок точности должны документироваться.
Если данные извлекают из электронногодокумента,тооригинальныйдокументследует сохранить, связав его с извлеченными данными.
- Конверсия и миграция
Если данные поступают из другой системы (или части системы) входе миграции системы хранения данных, то необходимо разработать, внедрить и задокументировать используемые при этом процедуры и процессы.
Если проводится конверсия информации из текущего в новый файловый формат, то следует задокументировать все потенциальные возможности потери информации вследствие выполнения этого процесса [в том числе контрольной информации (audit trail)].
- Индексирование
- Общие положения
Индексирование (индексация) является важнейшей частью процесса сохранения информации на электронных носителях, поскольку она дает возможность получить доступ к соответствующей информации. В случае утраты индексирующей информации сохраненная информация также может быть утрачена.
Индексирование может выполняться автоматически (т. е. системой без вмешательства оператора) или вручную. В случае ручного индексирования важно обеспечить исполнение соответствующих документированных процедур.
Некоторые системы дают возможность при вводе/захвате информации сохранить частичную индексирующую информацию, которая впоследствии может быть объединена с дополнительной индексирующей информацией, введенной вручную.
Процедуры и правила индексирования сохраняемой информации должны быть задокументированы.