13
Графические образы, как правило, являются растровыми представлениями оригинальных аналоговых документов. Они также могут быть получены путем преобразования цифровых документов. Особенности процедур захвата аналоговых документов в виде графических образов см. в 5.4.
Объекты данных используются для хранения информации в «первоначальном» (native) формате, при этом для извлечения содержащейся в них информации может потребоваться оригинальное программное обеспечение. Существует ряд «стандартных» форматов, с которыми могут работать многие программные пакеты (например, простые текстовые файлы, текстовые файлы табличных данныхс разделителями). Примерами объектов данных являются:
- объекты, создаваемые офисными системами, такими кактекстовые редакторы, электронные таблицы и т. д.;
- чертежи в системах автоматизированного проектирования;
- сообщения электронной почты;
- файлы, используемые в EDI-системах электронного обмена структурированной информацией;
- мгновенные сообщения;
- XML-сообщения;
- копии экрана (например, для создания промежуточных документов).
В любом случае к содержащейся в данных информации можно получить доступ с помощью подходящего программного приложения. Особенности процедур захвата аналоговых документов в виде объектов данных обсуждаются в 5.5.
Примечание — Электронные документы смогут представлять собой смесь данных и графических образов (примером может служить письмо в формате Word со встроенным растровым изображением подписи).
В тех случаях, когда информация, которая будет храниться в доверенной системе управления документами и информацией, поступает извне зоны контроля организации, использующей эту доверенную систему, возможности контроля и знания о процедурах и процессах, связанных с созданием и авторизацией этой информации, могут оказаться ограниченными либо отсутствовать. В этих обстоятельствах организации необходимо позаботиться о том, чтобы информация являлась именно тем, чем она претендует быть, чтобы в нее не вносились несанкционированные изменения и чтобы сведения об источнике информации соответствовали действительности. Степень проверки выполнения этих критериев будет зависеть от характера конкретной информации.
Такие пограничные ситуации могут также существовать и внутри организации. В этих случаях та часть организации, к которой относится доверенная система управления документами и информацией, не должна признавать графический образ или объект данных аутентичным только потому, что он поступил из другой части той же организации.
- Метаданные
При создании или импорте электронных и/или аналоговых документов следует принимать меры, обеспечивающие передачу также всех соответствующих метаданных. Необходимо принять меры, гарантирующие сбор всех необходимых метаданных, с тем чтобы обеспечить правильную интерпретацию электронных и/или аналоговых документов.
Возможно, придется провести анализ содержащейся в метаданных информации на полноту и адекватность. Наличие полного набора метаданных с адекватным содержанием увеличивает доказательную силу той информации, к которой он относится. Следует рассмотреть возможность использования подходящих схем метаданных.
- Создание и включение в систему (capture) графических образов документов
- Общие положения
Настоящий подраздел содержит рекомендации, касающиеся процедур, имеющих отношение к созданию электронных графических образов аналоговых документов. Рекомендацииданногоподразде- ла предназначены для пользователей, чьи доверенные системы управления документами и информацией включают в себя возможности ввода и сохранения аналоговых документов в электронном виде с использованием сканеров. Эти рекомендации охватывают следующие процедуры:
- подготовка документов к сканированию;
- формирование пакетов;
- фотокопирование;
- сканирование;
- обработка изображений.
- Подготовка бумажных документов к сканированию
Перед сканированием следует изучить все бумажные документы, с тем чтобы обеспечить получение качественных графических образов. Такие характеристики, как размер, масса и брошюровка, цвет бумаги и отпечатанного текста, могут повлиять на физический процесс сканирования.