16
необходимо, провести пересмотр процедур на предмет уменьшения данного риска.
Многие сканеры снабжены устройствами автоматической подачи бумажных документов, способными надежно детектировать неправильную подачу, минимизируя тем самым риск того, что документ пройдет через сканер, но не будетотсканирован. Если подобные устройства не используются, то необходимы процедуры, обеспечивающие ручную обработку каждого документа оператором сканера, с тем чтобы уменьшить вероятность того, что какой-либо документ не будетотсканирован.
Если критически важно обеспечить сканирование каждого листа, то пользователям следует рассмотреть возможность подсчета или предварительной индексации бумажных документов, с тем чтобы точно определить число страниц в документе или пакете документов.
Использование метода «двойного ввода» можетобеспечить очень высокую точность определения числа страниц. Впоследствии эти данные могут быть сопоставлены с числом отсканированных страниц; любая недостача будет указывать на то, что либо произошла подача одновременно нескольких страниц, либо какая-то страница была неправильно перемещена после предварительной индексации и перед сканированием.
Если для сканирования двусторонних документов используется односторонний сканер (т. е. способный одновременно сканировать только однустронубумажного документа), то следует принять меры, обеспечивающие переворачивание каждого двустороннего документа и сканирование обратной стороны.
Если большой бумажный документ сканируют по частям и при этом создается несколько графическихобразов, то эти части должны перекрываться, чтобы исключить возможность потери информации на стыках между соседними графическими образами.
Система сканирования должна поддерживать возможность уникальной идентификации каждого электронного документа, причем так, чтобы эта идентификация не могла быть изменена или удалена, за исключением случаев, в которых это допускается в соответствии с 6.11.
Эта уникальная идентификация может представлять собой создаваемой системой сканирования порядковый номер, который может использоваться только для целей внутреннего контроля.
- Контроль качества
- Тестовый набор документов (sample set)
Необходимы процедуры, снижающие риск получения отсканированных графических образов неудовлетворительного качества. Доказывать аутентичность проще, если может быть показано, что графические образы хорошего качества и что сканер во время сканирования работал в соответствии с установленными требованиями.
Для оценки соответствия результатов работы сканера установленным критериям контроля качества следует подготовить тестовый набор бумажных документов. Документы тестового набора должны быть репрезентативным отражением всего массива подлежащих сканированию документов. В число документов тестового набора следует включать образцы бумажных документов более низкого по сравнению с большинством документов качества.
Критерии контроля качества могут охватывать:
- общую читаемость/разборчивость;
- разборчивость мельчайших деталей в полученных графических образах (например, шрифта наименьшего размера для текста, разборчивость знаков препинания, в том числе десятичной точки);
- полноту деталей (например, приемлемость искаженных символов, отсутствие фрагментов линий);
- точность передачи размеров по сравнению с оригиналом;
- наличие порожденных сканером точек и пятен (отсутствующих в оригинале);
- полноту графического образа в целом (то есть отсутствие утраты информации по краям графического образа);
- плотность сплошных черных зон;
- точность цветопередачи.
Критерии контроля качества графических образов должны быть реалистичными, учитывая характер исходного материала и характеристик сканирующего оборудования.
Критерии контроля качества, используемые для контроля качества отсканированных графических образов, должны быть задокументированы. Эти критерии должны быть согласованы со всеми заинтересованными сторонами, включая внутренних и внешних пользователей, для которых качество графических образов с большой вероятностью может повлиять на возможность их использования.
Критерии контроля качества должны основываться на использовании тестового набора бумажных документов.
- Оценка качества графического образа
Процедуры, определяющие процесс, повседневно используемый для оценки качества графических образов, должны быть задокументированы.
Процедуры оценки качества графических образов должны содержать подробные сведения о порядке