32
Копия, полученная путем слияния шаблона и графического образа со снятой формой, может не признаваться точной копией оригинала, хотя она может быть достаточно точной для использования в приложениях.
Аутентичность такого синтезированного графического образа может быть трудно доказать, особенно если на синтезированном изображении имеет место очевидное смещение информации относительно формы.
Может оказаться целесообразным сохранять точные копии первоначальных форм, сохраняя сами оригиналы либо изготавливая их копию на микропленке, либо сохраняя полные графические образы форм.
- Факторы окружающей среды (environmental considerations)
Следует задокументировать описание рекомендаций производителей относительно условий функционирования всех компонентов системы и носителей информации.
Также следует задокументировать процедуры обращения с носителями информации и их хранения.
Все виды носителей информации имеют ограниченный срок службы. Для обеспечения возможности извлечения сохраненной информации необходимо проводить регулярные проверки носителей информации в соответствии с рекомендациями производителя. Процедуры контроля состояния носителей информации должны быть задокументированы. Носители должны регулярно проверяться в соответствии с рекомендациями их производителя.
- Миграция
Информация может храниться в течение достаточно длительного времени и, что важно, дольше, чем время жизни ныне используемых технологий. Поэтому для обеспечения целостности хранимой информации важно с самого начала предусмотреть возможность того, что она подвергнется процессам миграции. Такие процессы могут включать в себя смену носителя информации и/или изменение компьютерного оборудования и/или программного обеспечения.
Надежным методом решения этой потенциальной проблемы является обеспечение хранения электронных файлов в стандартном для отрасли формате либо для поддержания программ просмотра (viewers) для каждого формата, используемого для хранения информации.
Следует предусмотреть возможность миграции электронных файлов (включая метаданные, индексирующие данные и контрольную информацию) на новые технологии без потери целостности и с достаточной документацией процесса миграции, позволяющей впоследствии в любой момент времени подтвердить целостность сохраненной информации.
- Удаление и/или уничтожение (expungement) информации
Может оказаться необходимым удалить/уничтожить информацию в доверенной системе управления документами и информацией, например, воисполнениезаконодательно-нормативныхтребований.
Иногда обстоятельства могут потребовать, чтобы информация, уже отобранная на уничтожение в связи с истечением обычного для нее срока хранения, временно не уничтожалась. Следует реализовать процессы, обеспечивающие проведение экспертизы уничтожаемой информации перед выполнением уничтожения, с тем чтобы учесть возможность таких особых обстоятельств.
Если информация хранится на носителях однократной записи типа WORM, то удаление какой-то определенной информации невозможно (если только не реализован контролируемый процесс избирательного копирования на новый носитель информации). В некоторых приложениях можно считать, что удаление всех ссылок на информацию в индексе практически равноценно удалению самой информации. В некоторых приложениях может быть достаточно пометить информацию как удаленную. В случае необходимости организация должна убедиться, что реализованная процедура приемлема для соответствующих контролирующих органов. К этим процессам следует относиться с осторожностью, поскольку в определенных обстоятельствах, тем не менее, может быть предъявлено требование извлечь эту «удаленную» информацию.
Если требуется окончательно удалить информацию из системы, то выявление и удаление всех копий информации (включая резервные копии) обеспечивает надлежащее выполнение этой задачи.
Доверенная система управления документами и информацией должна иметь средства для удаления либо невосстановимого уничтожения информации в рамках проверяемого (auditable) процесса.
В случае, если осуществляется удаление и/или невосстановимое уничтожение информации, соответствующая авторизация должна быть получена до выполнения действий.
Доверенная система управления документами и информацией должна иметь средство для исправления неправильной и удаления ненужной информации.
Если исправление или удаление осуществляются в соответствии с законодательно-нормативными требованиями, они должны соответствующим образом документироваться, чтобы иметь возможность подтвердить исполнение требований законодательства.
Дополнительные рекомендации по удалению информации из систем однократной записи см. в ИСО/ТО 12037.