12
возможность достигается поддержанием руководства по процедурам в актуальном состоянии и сохранением всех его предыдущих версий в соответствии с требованиями политики.
Любые изменения, вносимые в эксплуатационные процедуры, должны документироваться. Эта документация должна содержать сведения обо всех выполненных процедурах контроля изменений и о процедурах, обеспечивающих реализацию новых процедур на практике.
В случае реализации каких-либо изменений следует провести их проверку,стем чтобы убедиться в том, что не нарушены эксплуатационные требования и требования политики.
Замененные версии руководства по процедурам должны храниться в соответствии с требованиями политики.
Для уверенности в актуальности документации необходимо регулярно проводить ее анализ и пересмотр. Такие пересмотры могут также оказаться необходимыми в случае внесения соответствующих изменений в законы или нормативные правовые акты.
Пересмотр документации должен проводиться как минимум раз в год, с тем чтобы обеспечить отражение в руководстве по процедурам всех изменений в процедурах и технологии.
Результаты периодических пересмотров должны документироваться и утверждаться лицами, ответственными за эксплуатацию соответствующих частей системы.
- Сбор и включение в систему (capture) информации
- Общие положения
Если доверенная система управления документами и информацией используется для хранения электронных объектов, то процедуры, используемые в процессе сбора и ввода в систему (захвата) этих объектов, должны быть задокументированы.
В число таких процедур могут входить процедуры:
- сбора и ввода в систему (захвата) электронных объектов;
- предварительной подготовки документов;
- формирования пакетов документов;
- фотокопирования;
- сканирования;
- контроля качества графических образов.
Документы могут быть как бумажными, таки на микроформах.
Подраздел 5.4 содержит более подробные сведения о процедурах, связанных со сканированием документов.
- Потеря информации
В случае хранения электронных объектов в доверенной системе управления документами и информацией потенциально существует возможность потери части информации. Например, при сканировании бумажного документа разрешение может оказаться таким, что мелкие символы в электронном образе будут неразборчивыми; а в случае конверсии электронного документа из одного формата в другой могут быть потеряны некоторые метаданные.
В случае смены носителя информации физические доказательства (например, отпечатки пальцев на бумажных документах или компакт-дисках) могут не воспроизводиться в составе электронного объекта. В таких случаях организация должна проанализировать все потенциально возможные случаи потери информации и принять решение о том, является ли эта потеря приемлемой для делового процесса. Если такая потеря неприемлема, то необходимо принять меры, обеспечивающие сбор/захват и/или сохранение информации.
- Создание и импорт электронной информации
Электронная информация может быть создана внутри доверенной системы управления документами и информацией или импортирована в нее. Ключевую роль играет аутентичность документов во время их создания или импорта, поскольку доверенная система управления документами и информацией в дальнейшем будет последовательно воспроизводить любую сохраненную в ней информацию.
Электронная информация может храниться в двух формах: в виде графических образов либо в виде объектов данных. В каждой из форм электронные объекты могут быть импортированы в доверенную систему управления документами и информацией в разнообразных форматах.
Графические образы, как правило, получаются:
- в результате обработки бумажных документов (оригиналы, фотокопии, факсы);
- путем автоматического приема факсимильных сообщений (через факс-сервер);
- путем создания копий экрана, на которых множество фрагментов информации отображается одновременно (их также относят к числу составных промежуточных документов — compound transient documents);
в результате обработки микрофильмов и микрофиш.