35
- Сведения о событии
Для всех данных в составе контрольной информации должна быть возможность установить соответствующий процесс, а также дату и время события.
В зависимости от значения времени и даты информация о них может сохраняться для пакетов (где это уместно) либо для отдельных событий. Если контрольная информация вводится оператором вручную, то может быть непрактично и не нужно создавать контрольную информацию для каждого документа. Например, при подготовке бумажных документов к сканированию может быть достаточно задокументировать время начала и конца обработки пакета; можетоказаться достаточным также просто задокументировать, когда оператор начал и закончил работу, при условии, что впоследствии будет возможно установить, какой оператор проводил подготовку и каких именно документов.
- Сведения о миграции и конверсии
В случае перемещения информации с одного устройства хранения на другое в качестве части процесса миграции сведения о перемещении должны быть сохранены в составе контрольной информации.
Процедуры миграции и конверсии должны предусматривать методы, посредством которых может быть показано, что все взаимосвязанные данные (такие как метаданные) также подверглись миграции или конверсии.
При использовании иерархических систем хранения (hierarchical storage management systems, HSM), в которых данные постоянно и автоматически без вмешательства пользователя перемещаются между устройствами хранения, создание контрольной информации по этим перемещениям может оказаться ненужно. Возможно, однако, потребуется показать, что система хранения работала нормально в момент передачи информации.
В случае конверсии информации из одного файлового формата в другой сведения о конверсии должны быть сохранены в составе контрольной информации. Например, электронный документ, созданный текстовым процессором, может быть преобразован в графический формат без изменения текста документа. С одной стороны, это не слишком сильно отличается от копирования файла, однако если форматирование имеет значение для информационного контента,то существует вероятность того, что информационный контент преобразованного файла можно будет считать изменившимся.
- Контрольная информация, относящаяся к сохраняемой информации
- Общие положения
Такие записи данных в составе контрольной информации включают в себя сведения:
- о процессе сбора и ввода (захвата) информации;
- о пакетах;
- об индексировании;
- о контроле изменений;
- об использовании цифровых подписей;
- об уничтожении информации;
- об управлении workflow-процессами.
- Процесс сбора и ввода (захвата) информации
- Общие положения
Контрольная информация о процессе захвата содержит бесценные сведения, помогающие в установлении аутентичности хранимой информации. Такие сведения, как время ввода, оператор, устройство захвата и тип исходного документа, могут иметь ключевое значение в случае, если аутентичность будет поставлена под сомнение.
В составе контрольной информации следует сохранять ключевые сведения, относящиеся к захваченной или импортированной в систему информации. По каждой процедуре обработки следует сохранить достаточный объем относящейся к ней информации.
Сведения, сохраняемые в составе контрольной информации, обычно содержат:
- идентификационные данные документа или файла;
- отметку даты и времени для процесса;
- идентификатор пакета (при пакетном вводе);
- число страниц (при сканировании документов) или записей данных (при вводе данных);
- положительный результат проверки при контроле качества;
- идентификатор каждого проиндексированного документа или файла;
- идентификаторы оператора и рабочей станции;
- сведения об окончательной записи в хранилище.
Выбор конкретных данных для сохранения в составе контрольной информации зависит от целевой задачи и системы.
- Сведения о файлах
Информация может собираться и вводиться (захватываться) в систему на уровне файлов, особенно в