4
Введение
Настоящий стандарт содержит описание рекомендуемой практики электронного хранения деловой и иной информации в электронной форме. Выполнение приведенных рекомендаций полезно для организации даже когда достоверность хранимой информации не оспаривается.
Информация в виде цифровыхобъектов берет свое начало из многих источников. Настоящий стандарт применим к электронным объектам в любой форме, от традиционных отсканированных графических образов, электронных таблиц и подготовленных в текстовых редакторах документов и до более «современных» форм, таких какэлектронная почта, веб-контент, мгновенные сообщения, файлы чертежей, подготовленных в системах автоматизированного проектирования, блоги, вики и т. д.
Пользователи настоящего стандарта должны понимать, что реализация данных рекомендаций не обеспечивает автоматической приемлемости электронной информации в качестве доказательств. В тех случаях, когда электронная информация может потребоваться в суде, применяющим настоящий стандарт лицам и организациям рекомендуется обратиться за юридической консультацией, чтобы уточнить, какие именно законодательные и нормативные требования на них распространяются.
В стандарте описаны меры и средства, с помощью которых в любое время можно продемонстрировать, что контент конкретного электронного объекта, созданного или существующего в компьютерной системе, не изменился с момента его создания в этой системе или с момента импорта в нее.
Независимо от того, каким был оригинальный формат информации, можно будет доказать, что сохраненная в надежной системе информация надежно и устойчиво воспроизводится и что она точно, без каких-либо существенных изменений, отражает то, что было первоначально сохранено.
В тех случаях, когда на законных основаниях возможна подготовка других версий информации (например, новой редакции договора), новые версии рассматриваются как новые электронные объекты. Такой же подход может применяться и тогда, когда в среде автоматизации деловых процессов (workflow-среде) в документ вносятся существенные изменения.
Системы управления информацией могут хранить в электронном виде как информацию, таки документы (в соответствии с определением, приведенным в ГОСТ Р ИС015489-1). Настоящий стандарт описывает меры и средства, позволяющие сохранять все виды электронной информации надежным и заслуживающим доверия образом. В случае хранения документов требования настоящего стандарта могут использоваться совместно с требованиями ГОСТ Р иСо 15489-1 с тем, чтобы обеспечить согласованность использования описанных в стандарте политик и процедур с предусмотренными в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1.
Пользователям следует применять настоящий стандарт совместно с законами, нормативными правовыми актами и иными документами, устанавливающими обязательные для исполнения требования на федеральном, региональном, муниципальном и отраслевом уровнях.