ГОСТ 2.501-2013
Выдачу и учет возврата бумажных копий внутренним абонентам осуществляют по
абонентским карточкам (см. формы 3, За. приложение 3).
П р и м е ч а н и е - В карточке учетадокументов указывают:
- в графе «Вид документа» (см. форму 2) - вид документа (подлинник, дубликат или копия),
который принят на учет;
- в графе «Разовые выдачи» (см. форму 2а) - абоненты, которым выдают (высылают) копию
документа со штампом «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ».
7 Учет и хранение бумажных копий документов других организаций
7.1 Копии документов, поступивших от других организаций, хранят уложенными в
папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждой организации, которой они были
изданы, или отдельно по каждому изделию.
Допускается копии хранить россыпью (полистно), сложенными на формат А4 или АЗ.
7.2 В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют в
последовательности их расположения все находящиеся в ней документы.
7.3 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в
соответствии с требованиями 4.8 и 4.9. На каждую регистрируемую копию (или комплект
копии) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера
экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.
Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на
этикетке или в левом верхнем углу обложки.
На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в
левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного
на формат А4.
7.4 Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета
по формам 2, 2а. 26. 2в (см. приложение Б).
12