ГОСТ 2.501-2013
4.10 При ручной регистрации перечисленную информацию указывают в инвентарной
книге по форме 1 (см. приложение Б).
Допускаетсявести одну инвентарнуюкнигу дляподлинников и дубликатов
конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам
изделий (дизелям, вагонам, тракторам, турбинам и т. д.), при этом инвентарные номера не
должны повторяться’ .
При автоматизированной регистрации перечисленную информацию заносят в
автоматизированнуюсистему.Визуализациюинформациирекомендуетсявыполнять
аналогично форме 1.
4.11 Регистрацию подлинников и поступающих от других организаций дубликатов
следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного
производства.
4.12Одновременносрегистрациейподлинниковдолжныбытьзаполнены
соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа бумажного
подлинника, или занесены соответствующие реквизиты в электронный КД (ТД).
4.13 В случаях, когда в организации одновременно применяют электронные и
бумажные КД (ТД), допускается их взаимное преобразование друг в друга. Взаимное
соответствие преобразованных документов обеспечивается участниками преобразования и
хранения этих документов.
Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь
соответствующие ссылки друг на друга.
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной
техникидолжнаобеспечивать(принеобходимости)совместимостьручнойи
автоматизированной обработки документов*.
4.14 Подлинники электронных КД (ТД) и копии электронных КД (ТД) других
организаций хранят в автоматизированных системах управления документами и/или на
отдельных электронных носителях. Автоматизированные системы управления документами
должны обеспечивать выполнение требования настоящего стандарта.
7