ГОСТ 2.501-2013
5.3 Подлинники, выполненные на листах меньше, чем формат А1, следует хранить в
развернутом виде.
Подлинники, выполненные на листах не менее формата А1 и более, рекомендуется
хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.
5.4 Подлинники аннулированных и замененных бумажных документов следует
хранить отдельно от действующих подлинников, и их допускается складывать на форматы
А4 и АЗ в соответствии с приложением Г.
5.5 Подлинники аннулированных и замененных документов уничтожают после
составления акта об уничтожении.
6 Учет и хранение бумажных копий
6.1 Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть
контрастно отпечатаны и должны иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей
чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся
на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т. п.
При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и
комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.
6.2 Организации могут хранить следующие копии КД и ТД: архивные, контрольные и
рабочие.
6.3 Наличие архивных копий отражают в карточках учета (см. форму 2, приложение
Б).
Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой
стороне каждой архивной копии ставят штамп «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР». Ниже штампа
указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии.
Архивная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части
соответствующий признак.*
Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов или электронных копий
бумажных документов.
9