ГОСТ 2.501-2013
6.8 Комплект копий ТД укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в
одну папку (альбом) помещают все ТД, разработанные на одно изделие или несколько
изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.
При необходимости в одну папку (альбом) допускается помещать ТД по отдельным
методам обработки и сборки изделия.
6.9 В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных
к формату А4.
6.10 При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в
несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают
номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома).
6.11 Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которой
перечисляют в последовательности их расположения все находящиеся в ней документы.
6.12 Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или
ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют (при
необходимости) экземпляр бумажных копий соответствующих документов. На лицевой
стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью)или на видном месте папки
(альбома) ставят штамп «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА»,
приведенный в приложении В.
6.13 На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов не
извещают, ставят штамп «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ».
6.14 В запросах о высылке документации от других организаций указывают,
необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем
извещений об изменении или нет.
6.15 Копиидокументов,изъятыеизобращениявследствиепрекращения
производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с
внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий.
6.16 Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам
осуществляют вручную или автоматизированнымспособом. Учет осуществляют по
карточкам учета документов (см. формы 2. 2а. приложение Б).
II