ГОСТ 2.501— 68 Стр.
9
Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте
описи или заменяющего ее документа, а также на этикетке или
в левом верхнем углу обложки.
На копияхдокументов,хранящихся россыпью(полистно),
штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа.
5.5. Копии документов должны быть учтены в карточках учета
(формы 2, 2а, 26, 2в приложения 3).
Карточку составляют на каждую папку (альбом) или отдель
ный документ (при хранении россыпью — полистно).
5.6. Копии документов других организаций хранят в порядке
возрастания инвентарных номеров или обозначений по каждому
различительному индексу.
5.7. В случае износа или утери копий документов, держателями
подлинников которых являются другие предприятия, ОТД (БТД)
обязан запросить новые копии и выслать акты о списании или
уте ре старых.
В случае прекращения применяемости учтенных копий на дан
ном предприятии держатель подлинников ставится в известность
для снятия их с учета.
6. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ КОПИЙ В ГРУППАХ РАБОЧИХ КОПИЙ
6.1. Комплектование групп рабочих копий (ГРК) конструктор
скими документами, необходимыми для обслуживания подразде
лений (цехов, отделов), производит бюро копий.
6.2. На каждый отдельный документ или папку (альбом) доку
ментов, поступающих в ГРК, составляют карточку учета копий.
В этих же карточках ведут учет выдачи документации абонен
там.
6.3. Выдачу копий из ГРК, в зависимости от объема документа ции
и других условий работы предприятия, можно производить: по
распискам абонентов с отметкой в карточках учета копий;
по абонентским карточкам с отметкой в карточках учета копий;
по чертежным маркам и чертежным ярлыкам (формы 10, 10а
и 106 приложения 3).
6.4. При возвращении копий в ГРК проверяют их состояние и
комплектность, запись в карточке учета вычеркивают, а расписку
погашают или уничтожают.
При обнаружении повреждений или некомплектности докумен
та составляют соответствующий акт (форма 6 приложения 3).
6.5. Копии документов, аннулированных и замененных по «Из
вещениям об изменениях», должны быть по истечении надобности
полностью изъяты из обращения, возвращены в бюро копий (или,
по согласованию с бюро копий, уничтожены в ГРК с последующей
передачей акта в бюро копий); в карточках учета должны быть
сделаны соответствующие отметки.
И