Стр. 8 ГОСТ 2.501—68
4.15.При большом количестве документов их разделяют на
части, комплектуемые в несколько папок (альбомов). На этикетках
папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной
части, общее количество частей и номер экземпляра папки (аль
бома).
4.16.Для текущей работы подразделению, выпустившему под
линники или ведущему наблюдение за изготовлением изделий в
производстве, выделяют экземпляр копий соответствующих доку
ментов. На лицевой стороне каждого листа этих копий или на вид
ном месте папки (альбома) должен быть штамп «ЭКЗЕМПЛЯР
КОНСТРУКТОРА».
4.17. На копиях конструкторских документов, об изменениях
которых после высылки абонентов не извещают, ставят штамп
«ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ». Эти копии в карточках
учета не учитывают.
4.18. В запросах о высылке документации от других предприя
тий обязательно указывают, необходимо ли брать на учет запра
шиваемую документацию для высылки в дальнейшем «Извещений
об изменениях» или нет.
4.19. Копии документов, изъятые из обращения вследствие пре
кращения производства изделий, а также копии документов, анну
лированных или замененных в связи с внесением изменений, как
правило, уничтожают после составления акта или описи копий.
5. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ КОПИЙ КОНСТРУКТОРСКИХ
ДОКУМЕНТОВ ДРУГИХ ОРГАНИЗАЦИЙ
5.1. Если копии конструкторских документов, получаемых от
других организаций, содержат исходные данные для их применения
при проектировании или производстве, то их должны, независимо от
способа изданиядокументов, учитывать и хранить в бюро
{группе) копии.
5.2. Документы, поступившие от других организаций, хранят
скомплектованными в папки или переплетенными в альбомы от
дельно по каждой организации, которой они были изданы, или от
дельно по каждому изделию.
При необходимости отдельные документы допускается хранить
россыпью (полистно), сложенными на формат 11.
5.3. В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой
перечисляют, в последовательности их расположения, все находя
щиеся в ней документы.
5.4. Копии документов, полученные от других организаций, ре
гистрируют в отдельной инвентарной книге. На каждую регистри
руемую копию (или комплект копий) наносят штамп с указанием
инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации за
подписью сотрудника ОТД (БТД).
Ю