ГОСТ Р 55880—2013
Следует указывать название, характер и назначение каждого документа.
Документы необходимо:
а) составлять в доступном и исчерпывающем виде;
б) утверждать, визировать и датировать уполномоченными лицами до их использования;
в) разрабатывать, анализировать, аннулировать, распространять, классифицировать;
г) снабжать ссылками во избежание использования устаревших документов;
д) иметь доступными для соответствующего персонала;
е) убирать из рабочей зоны и уничтожать в случае их устаревания.
Записи, требующие ввода рукописных данных, должны:
а) указывать, какие данные должны быть введены;
б) быть разборчивыми и написанными стойкими чернилами;
в) быть завизированы и датированы;
г) корректироваться в случае необходимости так. чтобы первоначальная запись оставалась чи
таемой; содержать указания о причине внесения исправлений, если необходимо.
3.15.4 Пересмотр
В случае необходимости документы должны быть актуализированы с указанием номера новой
версии.
При этом причина каждого пересмотра документа должна быть зафиксирована.
3.15.5 Архивирование
Архивному хранению подлежат только оригиналы документов, а использовать следует только
контролируемые копии.
Срок архивного хранения оригиналов следует определять сообразно действующему законода
тельству и установленным нормам.
Должно быть обеспечено безопасное хранение оригиналов документов.
Документы могут быть архивированы как в электронном, так и в бумажном виде с гарантией их
удобочитаемости.
Резервные копии документов следует хранить в отдельном и безопасном месте в течение уста
новленного срока.
13