ГОСТ РИСО 14001—2016
Организация должна подходящим для себя способом регистрировать и сохранять документиро
ванную информацию как свидетельство обмена информацией.
7.4.2 Внутренний обмен информацией
Организация должна:
a) подходящим для себя способом осуществлять внутренний обмен информацией, относящейся
к системе экологического менеджмента, между различными уровнями и функциями организации, вклю
чая информацию об изменениях в системе экологического менеджмента;
b
)обеспечивать, чтобы процесс(ы) обмена информацией позволял(и) лицам, выполняющим рабо
ту под управлением организации, вносить вклад в постоянное улучшение.
7.4.3 Внешний обмен информацией
Организация должна осуществлять внешний обмен информацией, относящейся к системе эколо
гического менеджмента, как это определено процессом(ами) обмена информацией организации и как
это требуется ее принятыми обязательствами.
7.5 Документированная информация
7.5.1 Общие положения
Система экологического менеджмента организации должна включать в себя:
a) документированную информацию, требуемую настоящим стандартом;
b
) документированную информацию, определенную организацией как необходимую для обеспе
чения результативности системы экологического менеджмента.
П р и м е ч ан и е — Объем документированной информации системы экологического менеджмента одной
организации может отличаться от другой в зависимости от:
- размера организации и вида ее деятельности, процессов, продукции и услуг; -
необходимости продемонстрировать выполнение ее принятых обязательств: -
сложности процессов и их взаимодействия;
- компетентности персонала, выполняющего работу под управлением организации.
7.5.2 Создание и актуализация
При создании и актуализации документированной информации организация должна соответству
ющим образом обеспечить:
a) идентификацию и описание (например, название, дата, автор, ссылочный номер):
b
) формат (например, язык, версия программного обеспечения, графические средства) и носи
тель (например, бумажный или электронный);
c) анализ и одобрение с точки зрения пригодности и адекватности.
7.5.3 Управление документированной информацией
Документированная информация, требуемая системой экологического менеджмента и настоя
щим стандартом, должна находиться под управлением в целях обеспечения:
a) ее доступности и пригодности, где и когда она необходима;
b
) ее достаточной защиты (например, от несоблюдения конфиденциальности, от ненадлежащего
использования или потери целостности).
Для управления документированной информацией организация должна предусматривать следу
ющие действия в той степени, насколько это применимо:
- распределение, обеспечение ее доступности и поиска, а также использование;
- хранение и защиту, включая сохранение разборчивости.
- управление изменениями (например, управление версиями);
- соблюдение сроков хранения и порядка уничтожения.
Документированная информация внешнего происхождения, определенная организацией как не
обходимая для планирования и функционирования системы экологического менеджмента, должна
быть соответствующим образом идентифицирована и находиться под управлением.
П р и м е ч ан и е — Доступ подразумевает разрешение только просмотра документированной информации
или разрешение просмотра с полномочиями по внесению изменений в документированную информацию.
10