ГОСТРИСО 30300—2015
2.3.3.5 Комплексность
Комплексные документные системы управляют документами, создающимися в результате осу
ществления всех видов деятельности организации, группы организаций или подразделений организа
ции. в которых они используются. Комплексные документные системы обеспечивают результативность и
эффективность ведения деятельности.
2.3.3.6 Системность
Процессы создания и управления документами в процессе проектирования и функционирования
документных систем систематизируются в соответствии с политикой, распределением ответственности и
официально принятой методологией. Это позволяет вести деятельность результативно и управлять
рисками.
2.4 Принципы применения СУД
2.4.1 Общие положения
Успешное внедрение СУД основано на принципах, изложенных в 2.4.2—2.4.8.
2.4.2 Ориентация на потребителя и иные заинтересованные стороны
В рамках СУД устанавливаются требования к документным системам, позволяющие удовлетво
рять текущие и будущие потребности организации и иных заинтересованных сторон.
2.4.3 Руководство и подотчетность
Руководители организации устанавливают цель, направление и действующие нормы корпоратив
ной культуры, создают условия, в которых сотрудники стремятся к применению лучших практик управ
ления документами для достижения организацией своих целей и требований подотчетности.
2.4.4 Принятие решений на основе достоверной информации
Применение СУД позволяет создавать, вводить в систему и управлять информационными актива
ми организации в форме достоверных и аутентичных документов для обеспечения процесса принятия
в организации решений, основанных на достоверной информации.
2.4.5 Вовлечение сотрудников
В сфере управления документами должна быть четко распределена ответственность, а также
обеспечено обучение всех сотрудников организации, которые создают документы, управляют ими или
используют их. Это относится к контрагентам, иным заинтересованным сторонам, а также сотрудникам
сторонних организаций, с которыми у организации имеются совместные деловые процессы и создают ся
документы. Понимание процессов работы с документами в рамках всей организации улучшает ее
информационную базу и результативность принятия решений.
2.4.6 Процессный подход
Эффективность деятельности организации и управления документами обеспечивается процесс
ным подходом к управлению деятельностью организации, который связывает создание документов с
деятельностью.
2.4.7 Системный подход к управлению
Интеграция управления документами в управление деятельностью организации в широком кон
тексте системы управления включает анализ требований и планов, а также внедрение, пересмотр и
улучшение политики и процедур в рамках всей организации на постоянной основе.
2.4.8 Постоянное улучшение
В результате постоянного мониторинга, анализа и непрерывного улучшения всей деятельности
СУД совершенствуется и улучшается общая система управления организацией.
2.5 Процессный подход к СУД
Все организации, независимо от их размера и характера деятельности, должны определить и при
менять соответствующие рабочие процессы для достижения поставленных целей и задач. Настоящий
стандарт придает особое значение осознанному применению системы ко всем процессам организации с
тем, чтобы выявить и управлять динамикой процессов и их взаимосвязями.
Процессный подход к СУД предполагает:
a) определение требований к документам, включая требования и ожидания заинтересованных
сторон, а также установление политики и целей в области управления документами;
b
) внедрение и применение средств управления к управлению организационными рисками в от
ношении документов в сфере общих деловых рисков организации:
c) мониторинг и анализ деятельности и эффективности СУД.
4