ГОСТРИСО 30300—2015
Благодаря эффективному управлению и подотчетности высшее руководство создает условия, в
которых СУД может работать результативно. Высшее руководство использует принципы применения
СУД (см. 2.4) в качестве основы для определения своих действий в целях.
1) установления, поддержания, содействия проведению политики и целей в области управления
документами для лучшего понимания работниками установленных требований;
2) обеспечения распределения, закрепления ответственности и делегирования полномочий по
управлению документами в организации;
3) обеспечения гарантии того, что эффективная и результативная СУД разработана, внедрена и
сохраняется для достижения целей организации;
4) обеспечения доступности необходимых ресурсов, в том числе человеческих, для сохранения и
поддержания СУД;
5) регулярного анализа СУД;
6) совершения действий по улучшению СУД.
2.7 Взаимосвязь с иными системами менеджмента
Системы управления направлены на достижение результатов и управление рисками для достиже
ния деловых целей, удовлетворения требований подотчетности и ожиданий заинтересованных сторон.
Интеграция СУД в общую систему управления организацией осуществляется в целях:
a) оптимизации процессов и ресурсов путем интеграции документных процессов и видов деятель
ности;
b
) поддержки принятия решений, основанного на достоверной информации;
c) обеспечения совместимости систем менеджмента;
d) соответствия установленным требованиям и предоставления доказательств этого.
Внедрение стандартов на СУД поможет организациям в достижении целей и иных систем менед
жмента. Это возможно благодаря тому, что:
1) в рамках системы менеджмента обеспечивается создание, управление идоступ к официальной
и надежной информации, а также обеспечиваются доказательства осуществленной деятельности в те
чение установленного периода времени (срока хранения),
2) применяется систематический и верифицируемый подход к управлению документами и доку
ментационными процессами, связанными с деятельностью иных систем менеджмента,
3) устанавливается основа для оценки документов, документационных процессов и практической
деятельности в рамках иных систем менеджмента;
4) обеспечивается содействие постоянному улучшению работы организации при помощи интегри
рованных систем менеджмента.
Интеграция СУД и требований управленческих, производственных, контролирующих и автомати
зированных систем позволяет создать структуру, которая обеспечивает удовлетворение потребностей
пользователей и качество продукции.
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 Термины, относящиеся к документам
3.1.1 архив(ы) (archive(s): Документы постоянного срока хранения, сохраняемые длядлительного
использования.
Примечания
1 Архив может представлять собой место, где хранятся и доступны для пользования архивные документы.
Также называют архивохранилищем.
2 Архив может представлять собой организацию или компьютерную программу, которые обеспечивают отбор
документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к
архивным документам. Иногда их также называют архивным учреждением или архивной программой.
6