ГОСТРИСО 30300—2015
2.2 Организационная среда
Организация или группа организаций могут использовать всо или отдельные элементы стандар
тов на СУД. подготовленных ИСО ТК 46/ПК 11. в соответствии со сферой деятельности и требованиями
ведения этой деятельности, с учетом следующих факторов:
a) размер и сложность организации (организаций) или процессов, в рамках которых требуется
управлять документами;
b
) степень риска ведения деятельности при применении средств управления документами, не от
вечающих установленным требованиям;
c) стремление к внутреннему совершенствованию для удовлетворения текущих и потенциальных
требований заинтересованных сторон в будущем:
d) наличие особых требований или ожиданий заинтересованных сторон.
Стандарты на СУД. подготовленные ИСО ТК 46/ПК 11. могут быть использованы:
1) для одного или более специальных деловых процессов в организации:
2) для всей организации, охватывая все деловые процессы;
3) для нескольких организаций с совместными деловыми процессами, например в пределах сфе
ры деятельности, между торговыми партнерами или в рамках партнерских отношений.
При применении стандартов на СУД. подготовленных ИСО ТК 46/ПК 11. организации необходимо
руководствоваться требованиями и нормами национального законодательства, нормативных и методи
ческих документов, а также стандартов, которые применяются в соответствующей сфере.
2.3 Потребность в СУД
2.3.1 Цель
Все организации независимо от их структуры, численности и характера деятельности генерируют
информацию об осуществлении своих рабочих процессов. Документы как один из видов информаци
онных ресурсов являются частью интеллектуального капитала организации, т.е. входят в ее активы.
Цель внедрения СУД состоит в постоянном управлении документами. Документы используются
в процессе принятия решений и осуществлении соответствующей деятельности, а также гарантируют
подотчетность имеющимся и возможным заинтересованным сторонам.
Цель внедрения СУД заключается в создании документов и управлении ими систематическим и
контролируемым образом для того, чтобы:
a) эффективно осуществлять деловую деятельность и предоставлять услуги:
b
) соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам, а также требованиям
подотчетности;
c) оптимизировать принятие решений, обеспечить согласованность и непрерывность деятельно
сти организации:
d) способствовать результативной деятельности организации в случае чрезвычайных ситуаций,
e) обеспечивать защиту и поддержку при проведении судебных процессов, включая управление
рисками, связанными с наличием или недостатком доказательств осуществления деятельности орга
низации;
f) защищать интересы организации и права сотрудников, клиентов, а также имеющихся и возмож
ных заинтересованных сторон:
д) поддерживать научно-исследовательскую деятельность и мероприятия по развитию;
h) способствовать деятельности организации в сфере продвижения товаров и услуг;
i) сохранять корпоративную и коллективную память и обеспечивать социальную ответственность.
2.3.2 Достоверные, аутентичные и пригодные для использования документы
2.3.2.1 Общие положения
В каждой организации для внедрения СУД определяются политика и цели в области управления
документами, адаптированные к сфере деятельности организации. Внедрение СУД гарантирует созда
ние документов, обеспечивающих потребности организации и общества в течение периодов времени
(сроков хранения), установленных для документов, и управление ими.
Результатом успешного достижения целей в области документации является создание и управ
ление документами, которые являются достоверными, аутентичными, целостными и пригодными для
использования, как описано в 2.3.2.2—2.3.2.5.
2.3.2.2 Достоверность (документов)
Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представ
лением подтверждаемых операций, деятельности или фактов, а такжедокумент, которому можнодове-
2