ГОСТРИСО 30300—2015
Введение
Эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управле
ния, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинте
ресованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления
ресурсами для достижения целей организации.
Создание документов и управление ими являются неотъемлемой частью любого вида деятель
ности или делового процесса организации, обеспечивая деловую результативность, подотчетность,
управление рисками и непрерывность деловой деятельности, а также давая организациям возмож
ность извлекать пользу из обладающих ценностью информационных ресурсов, таких какделовые, ком
мерческие активы и ресурсы знаний, делать вклад в обеспечение сохранности коллективной памяти в
ответ на вызовы глобальной и электронной среды.
Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют инструментарий для высшего руко
водства по применению системного и контролируемого подхода к организационному руководству в сре
де, которая способствует применению лучшей деловой практики.
Стандарты на системы управления документами, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК11. разработаны
для оказания помощи организациям всех видов, независимо от структуры и численности персонала, а
также группам организаций с совместной деловой деятельностью по внедрению, функционированию и
улучшению деятельности результативной системы управления документами (здесь и далее по тек сту
— СУД). СУД позволяет осуществлять управление в организации в соответствии с установленной
политикой и целями в области управления документацией, а также обеспечивать достижение этих це
лей. Это обеспечивается:
a) распределением функций и ответственности:
b
) процессным подходом:
c) измерением и оценкой;
d) анализом и улучшением.
Применение политики и установление целей в области управления документами, базирующихся
на соответствующих требованиях организации, гарантирует, что официальная идостоверная информа
ция. а также доказательства деловой деятельности создаются, управляемы и доступны для тех. кому
они необходимы в течение установленного времени. Результатом успешного применения грамотно раз
работанных политики и целей в области управления документами являются документы и системы до
кументации. соответствующие всем целям организации.
Внедрение в организации СУД позволяет также обеспечить прозрачность и прослеживаемость
решений, принятых руководством, и подотчетность.
Стандарты на СУД. подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, входят в состав ССМ и разработаны в
целях обеспечения совместимости и применения общих элементов и методологии с иными ССМ.
ИСО 15489-11, а также иные международные стандарты и технические отчеты, разработанные ИСО/ ТК
46/ПК 11, являются основными при проектировании, применении, мониторинге и улучшении доку
ментных процессов и средств управления, которые могут быть реализованы посредством СУД. в слу
чае если организации решают применять методологию ССМ.
Структура стандартов на СУД. подготовленных ИСО/ТК 46/ПК 11. как опубликованных, так и на
ходящихся в процессе разработки, представлена на рисунке 1.
Настоящие стандарты применяются как руководство по:
a) установлению системного управления политикой, процедурами и ответственностью в сфере
управления документами, вне зависимости от целей, содержания или носителя информации самих
документов;
b
) определению ответственности, полномочий и подотчетности организаций в отношении доку
ментов и политики управления документами, процедур, процессов и систем управления документами;
c) проектированию и внедрению СУД;
d) достижению качественных результатов от применения СУД посредством оценки ее эффектив
ности и функционирования и постоянного совершенствования.
’ ИСО 15489-1 является основополагающим стандартом, который закрепляет лучшую практику в отноше
нии действий по управлению документами.
IV