21
обновлении, распределении, записи в файл, хранении, защите, поиске информации и распоряжению.
Зарегистрированная информация должна указывать условия в момент выполнения зарегистрированного действия. Это обеспечивает верификацию и Валидацию информации до ее использования в других проектах.
Проектная организация должна гарантировать соответствующую защиту информации, принимая во внимание ее конфиденциальность.
Информация должна соответствовать потребностям получателей и быть ясно представлена и распределена в строгом соответствии с графиком.
Все соглашения, включая неофициальные, воздействующие на эффективность проекта, должны быть формально документированы.
Правила и рекомендации для заседаний должны быть установлены и соответствовать типу обсуждения.
Повестка дня заседания должна быть распространена заранее и, кроме того, должна указывать по каждому пункту персонал, чье присутствие необходимо.
Протокол заседания должен содержать детали принятых решений, нерешенных проблем и согласованных действий (включая необходимые даты и назначенный персонал). Протоколы должны быть направлены заинтересованным сторонам в соответствии с установленным временем.
Проектная организация должна использовать данные, информацию и знания, чтобы установить и выполнить свои цели. Руководители проектной и инициирующей организаций должны оценивать преимущества использования информации для улучшения управления информацией (см. раздел 8).
Примечание - Сложность системы управления информацией должна соответствовать требованиям проекта.
7.6.4 Контроль обмена информацией
Система обмена информацией должна быть запланирована и выполнена. Для того чтобы система обмена информацией соответствовала требованиям проекта, необходимо наличие контроля, мониторинга и анализа этой системы. Особое внимание следует уделять интерфейсам между подразделениями и организациями, где возможны недоразумения и конфликты.
7.7 Процессы, связанные с риском
7.7.1 Общие положения
Менеджмент риска проекта имеет дело с неопределенностью проекта. Он требует структурированного подхода, который должен быть документирован в программе менеджмента риска. Процессы, связанные с риском, направлены на снижение воздействия предполагаемых отрицательных событий и использование всех возможностей для улучшения.
Неопределенность связана с процессами и с продукцией проекта.
Процессы, связанные с риском (см. приложение А):
- идентификация риска;
- оценка риска;
- обработка риска;
- контроль риска.
7.7.2 Идентификация риска
Идентификацию риска выполняют при инициировании проекта, оценке продвижения и в других случаях, когда принимают существенные решения. Опыт и исторические данные о предыдущих проектах инициирующей организации (см. 8.3.1) должны быть использованы для этой цели. Выходные данные этого процесса должны быть зафиксированы в программе