5
ГОСТ P 54989—2012/ISO/TR 18492:2005
НАЦИОНАЛЬНЫМ СТАНДАРТ РОССИЙСКОМ ФЕДЕРАЦИИ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОЛГОВРЕМЕННОЙ СОХРАННОСТИ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Long-term preservation of electronic document-based information
Дата введения — 2013—05—01
- Область применения
Настоящий стандарт содержит методические указания и рекомендации по обеспечению долговременной сохранности аутентичных электронных документов и доступа к ним в тех случаях, когда срок их хранения превышает расчетный срок использования технологий (оборудования и программного обеспечения), применяемых для создания и поддержания этих документов.
Настоящий стандарт учитывает роль технологически нейтральных ИТ-стандартов в обеспечении долговременного доступа к информации.
Настоящий стандарт рекомендует к обеспечению долговременной сохранности аутентичных электронных документов и доступа к ним привлекать специалистов ИТ, специалистов по управлению информацией/контентом (document managers), специалистов по управлению документами (records managers) и архивистов.
В настоящем стандарте не рассматриваются процессы создания, «захвата» (ввода) и классификации аутентичных электронных документов.
Настоящий стандарт применим к любым видам информации, созданной информационными системами и сохраненной в качестве свидетельства деловых транзакций и деятельности.
Примечание — Электронные документы представляют собой «деловую память» о повседневной деловой деятельности и событиях, давая организациям возможность впоследствии изучать, анализировать и документировать эти действия и события. Электронные документы являются свидетельствами деловых транзакций, что позволяет организациям использовать их при принятии управленческих решений в настоящее время и в будущем, для удовлетворения потребностей клиентов, для обеспечения соответствия законодательно-нормативным требованиям и для защиты интересов организации в случае судебных споров. Поэтому электронные документы должны сохраняться и должным образом храниться.
- Нормативные ссылки
Перечисленные ниже стандарты и документы, на которые в тексте имеются ссылки, необходимы при применении данного стандарта. Для ссылок, в которых указана дата, применяется только упомянутая версия документа. Для ссылок без указания даты нужно использовать последнюю версию соответствующего документа (включая имеющиеся поправки):
ИСО 12651:1999 Электронная обработка изображений — Словарь (ISO 12651:1999, Electronic imaging — Vocabulary)
ИСО 15489-1 Информация и документация — Управление документами — Часть 1: Общие принципы (ISO 15489-1, Information and documentation — Records management — Part 1: General)
ИСО/ТО 15489-2 Информация и документация — Управление документами — Часть 2: Руководство (ISO/TR 15489-2, Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines)
ИСО/ТУ 23081-1 Информация и документация — Процессы управления документами — Метаданные документов — Часть 1: Принципы (ISO/TS 23081-1, Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles)
Издание официальное