13
- установить межсетевой экран («брандмауэр») или одностороннюю связь (например, так называемый «воздушный зазор» — «air gap»), которые разрешают доступ только на чтение и только авторизованным лицам;
- хранить электронные носители информации в запираемом, охраняемом помещении или защищенном хранилище (vault) с контролируемым доступом;
- провести сравнение контрольных сумм CRC или хэш-дайджестов, вычисленных до и после копирования, доказывающее отсутствие каких-либо изменений;
- создать резервные копии носителей информации и хранить их в другом месте, географически удаленном от места хранения оригиналов;
- желательно использовать два различных типа носителей информации для хранения оригиналов и резервных копий, чтобы минимизировать риск неожиданного технологического устаревания.
- Метаданные
- Общие положения
Метаданные (данные о данных) включают в себя информацию о контексте, обработке и об использовании данных, которая используется при идентификации, извлечении и обеспечении сохранности аутентичных электронных документов.
В одних случаях определенные программные приложения могут автоматически создавать метаданные, такие как размер файла, формат файла, дата, хэш-дайджест и другие аналогичные атрибуты (например, свойства электронных документов и т. п.), в других— может потребоваться ручной ввод таких метаданных, как, например, классификация, срок хранения, индекс по номенклатуре дел или ключевые слова. Как и электронные документы, эти данные могут быть доступными.
Весьма вероятно, что по мере внедрения организациями корпоративных систем управления контентом состав элементов метаданных, применимых для реализации стратегии долговременной сохранности, станет гораздо «богаче» чем сейчас. Помимо этого, метаданные, скорее всего, будут создаваться автоматически, и отпадет необходимость в их ручном вводе. Учитывая все это, хранители информации должны позаботиться о том, чтобы применяемые ими средства сбора и использования метаданных были достаточно гибкими и масштабируемыми, чтобы впоследствии они могли работать с более разнообразными наборами элементов метаданных.
- Взаимная совместимость (интероперабельность) метаданных
В будущем метаданные, имеющиеся в корпоративных системах управления контентом, будут взаимно совместимыми. Поэтому организациям, проектирующим сбор и применение метаданных, которые предполагается использовать в интероперабельной среде, следует принять во внимание ИСО 23081-1.
- Миграция электронных документов
- Общие положения
Стратегия долговременной сохранности должна включать положения, предусматривающие миграцию электронных документов.
Хранители информации, в обязанности которых входит сбор и сохранение аутентичных электронных документов, а также обеспечение доступа к ним во времени, сталкиваются с четырьмя проблемами:
а) в ближайшем будущем организации и отдельные лица будут продолжать пользоваться широким набором пакетов программ и форматов хранения данных в целях создания и использования электронных документов. Для хранителей информации, принимающих эти документы, будет чрезвычайно сложно иметь доступ ко всему соответствующему программному обеспечению или поддерживать все эти пакеты программ и форматы;
- часть электронных документов, вероятно, окажется зависимой от программного обеспечения, и, соответственно, их можно будет использовать только в рамках определенной программной среды;
- операционные системы и прикладное программное обеспечение неизбежно будут вытесняться более новыми и производительными продуктами, имеющими больше функциональных возможностей. Это означает, что хранителям информации придется периодически перемещать электронные документы из текущей программной среды в новую;
- некоторые электронные документы, вероятно, будут доступны лишь в унаследованных информационных системах, не имеющих автоматических средств миграции.
Миграция электронных документов позволяет успешно решить все эти четыре проблемы. Хранителям информации нужно будет организовать миграцию аутентичных электронных документов из среды одного программного приложения в среду нового программного приложения таким образом, чтобы не было никаких потерь контента и контекста, а также чтобы отсутствовала или была минимальной потеря структуры.
- Зависимость от программного обеспечения
Стратегия долговременной сохранности должна решать проблему зависимости от конкретного