11
программного приложения, в котором был создан документ.
- Ситуации, в которых может потребоваться переформатирование
Организациям стоит подумать о переформатировании электронных документов в следующих
ситуациях:
- при передаче на хранение: при передаче электронных документов хранителю информации они должна быть преобразованы в стандартную кодировку (encoding representation) и перенесены на носитель стандартного типа;
- при обновлении оборудования: переформатирование оправдано, когда хранитель информации модифицирует свое оборудование и заменяет существующие устройства хранения информации на новые;
- при плановом переформатировании: переформатирование планируется таким образом, чтобы совпасть с моментом истечения расчетного срока службы используемых носителей информации и/или расчетным сроком службы устройства или привода, необходимого для работы с носителями информации.
- Выбор носителей информации при переформатировании
При переформатировании электронных документов хранители информации должны обдумать выбор носителей информации. В первую очередь организация должна выбрать между магнитными и оптическими технологиями. Следует учесть следующие факторы:
- большая емкость носителя;
- высокая скорость передачи информации;
- ожидаемый срок службы носителя не менее 20 лет;
- устоявшееся и стабильное присутствие на рынке носителей;
- доступность по цене;
- пригодность (suitability) соответствующей технологии для обеспечения долговременной сохранности и доступности.
Большая емкость носителей и высокая скорость передачи информации являются ключевыми факторами, поскольку в конечном итоге именно они определяют время, требуемое для переноса электронных документов в ходе переформатирования и копирования. Затраты времени с большой вероятностью могут стать проблемой при переформатировании, если объем электронной информации в хранилище будет измеряться терабайтами и петабайтами.
- Переформатирование и аутентичность
После переформатирования аутентичность электронных документов может быть поставлена под сомнение, особенно если переформатирование проводилось несколько раз. Для обеспечения необходимого уровня аутентичности в системах хранения и у хранителей информации должна быть реализована документированная политика контроля качества, предписывающая обязательную проверку точности всех переформатированных документов.
Процедуры, реализующие на практике эту политику, должны включать в себя детальное и полное документирование всех действий, выполненных при переформатировании. Документироваться, в частности, должны:
- идентификация лица (лиц), фактически выполнивших процесс переформатирования;
- дата переформатирования;
- формат данных;
- сравнение контрольных сумм CRC или хэш-дайджестов, вычисленных до и после переформатирования, доказывающее отсутствие каких-либо изменений;
- результат визуального сравнения нескольких образцов переформатированных документов с соответствующими документами в старом формате.
Хорошая практика работы должна обеспечить выявление неточностей и неустранимых ошибок, а также документирование того, как эти проблемы впоследствии решались. Должно быть зафиксировано физическое местоположение обнаружения неустранимой ошибки (например, номер блока или сектора на дорожке). Кроме того, эти действия должны анализироваться третьей стороной, чтобы удостовериться в их выполнении в соответствии с установленными процедурами. Наконец, такая документация, фиксирующая все выявленные проблемы, должна быть четко идентифицирована с указанием конкретных ссылок на соответствующие документы, и она должна рассматриваться как метаданные, заслуживающие столь же бережного отношения, как и сами документы.
- Защита документов во время переформатирования
Хранители информации должны обеспечить во время переформатирования защиту электронных документов от утраты и от внесения изменений. Электронные носители информации уязвимы по отношению к вмешательству человека, катастрофическим сбоям и природным катастрофам. В связи с этим хранители информации должны предпринять следующие меры для минимизации рисков по безопасности:
установить межсетевой экран («брандмауэр») или одностороннюю связь (например, так называемый «воздушный зазор» — «air gap»), которые разрешают доступ только на чтение и только авто