14
программного обеспечения. Если электронные документы могут быть использованы только при помощи определенного программного приложения, то обеспечение долговременного доступа к этим документам может оказаться проблематичным, особенно если поставщик прекратит техническую поддержку или не обеспечит преемственность в новых версиях программного обеспечения. Во многих случаях возможно избавиться от зависимости такого рода, частично пожертвовав структурой, например, текстовые документы из первоначальной среды программного приложения для обработки текстов могут быть мигрированы в простой текст (т. е. «чистый» ASCII-текст) путем автоматического удаления встроенных инструкций форматирования или кода, управляющего определенными аспектами физического представления, такими как жирный шрифт или примечания.
Хотя такие действия и уменьшают зависимость от программного обеспечения, хранители информации должны тщательно оценить их последствия для аутентичности мигрированных подобным образом документов. Такие документы уже нельзя будет рассматривать в качестве имитационных копий (imitative copies), поскольку они не будут в точности воспроизводить структуру оригинальных документов. Скорее, получившиеся документы следует рассматривать в качестве «новых» документов, аутентичность которых должна быть установлена заново благодаря документированию всех выполненных действий и путем проверки и подтверждения неизменности контента документов.
Альтернативой миграции текстовых электронных документов в простой текст является распечатывание их на бумаге или вывод на микропленку, что позволяет сохранить аутентичность за счет удобства обработки и использования. Такой подход особенно оправдан в отношении электронных документов, аналогичных постранично организованным бумажным документам (page analog electronic records), пригодность которых к обработке и использованию в принципе может быть восстановлена в будущем за счет использования средств распознавания текста (OCR).
Таблицы иерархических и реляционных баз данных также можно мигрировать в «плоские» табличные структуры, чтобы минимизировать зависимость от программного обеспечения конкретного поставщика. В этом случае идентификация первичного ключа (primary key) и внешних ключей (foreign keys) в каждой таблице должна быть сохранена, в то время как реляционные связи удаляются. В процессе такого преобразования должны быть созданы метаданные, показывающие, какого типа были эти связи — «один к одному», «один ко многим», «многие к одному» или «многие ко многим», чтобы в будущем эти связи можно было восстановить.
- Обновление программного обеспечения и инсталляция нового программного обеспечения
Поскольку хранителям информации, обеспечивающим долговременный доступ к аутентичным документам, неизбежно придется обновлять существующее и инсталлировать новое программное обеспечение, то стратегия долговременной сохранности должна включать политику и процедуры на этот случай.
Когда происходит обновление программного обеспечения (например, от версии 1 к версии 2) и поставщик обеспечивает обратную совместимость (совместимость «сверху вниз») обновленного и старого программного обеспечения, документы следует автоматически перевести в новую среду, вместе с лежащей в их основе схемой физического представления (underlying physical representation scheme), существенным контентом и контекстом.
В тех случаях, когда новое программное обеспечение заменяет существующее, — как автономное программное приложение или как часть общего обновления информационной системы, — следует провести миграцию документов, используя функции экспорта старой системы и функции импорта новой системы. Кроме того, в некоторых средах может поддерживаться миграция через сопряжения (gateways) импорта/экспорта, разработанные для отдельных коммерческих (проприетарных) форматов (например, преобразование из формата одного текстового процессора в формат другого).
- Миграция в стандартные форматы
После передачи электронных документов на хранение хранителям информации следует подумать об их миграции из широкого набора форматов, используемых создателями и получателями документов, в меньшее число «стандартизованных» форматов. Выбор «стандартизованных» форматов может быть результатом консенсуса относительно широко используемых форматов, которые покрывают большую часть электронных документов определенного класса. Следует избегать коммерческих (проприетарных) форматов. К числу заслуживающих внимания технологически нейтральных форматов относятся PDF/A-1, XML, TIFF и JPEG.
- Миграция электронных документов из унаследованных информационных систем
- Общие положения
Стратегия обеспечения долговременного доступа к аутентичным и пригодным к использованию электронным документам должна предусматривать миграцию в тех случаях, когда отсутствуют как обратная совместимость, так и сопряжения экспорта/импорта между старой (унаследованной) системой, в которой