С. 24
ГОСТ 2.503—74
книгу подлинников и карточки учета документов в соответствии
с требованиями ГОСТ 2.501—68.
7.2.Введение учетных документов
7.2.1. Книгарегистрацииизвещений, ПИ и ПР (форма 3)
предназначена длярегистрации оформленных и переданныхв
ОТД (БТД) извещений, ПР и ПИ данного предприяти и других
предприятий и ведется в пределах предприятия или в пределах
отдельного изделия при присвоении изделию самостоятельного
индекса.
7.2.2. Извещения, ПИ и ПР регистрируют в отдельных книгах,
причем книги должны вестись отдельно для документов данного
предприятия и полученных от других предприятий.
7.2.3. В книге регистрации указывают:
а) в графе «Дата» — дату поступления извещения, ПИ или
ПР в ОТД (БТД);
б) в графе «Кем выпущен»; для извещения, ПИ и ПР данного
предприятия — номер или краткое наименование подразделения^
выпустившего их; для извещения и ПИ других предприятий —
номер или краткое наименование подразделения, ведущего наб
людения на данном предприятии за изготовлением изделий;
в) в графе «Сдано в ОТД (БТД)»—подпись соГрудника ОТД
(БТД), принявшего извещение, ПИ и ПР, и дату;
г) в графе «Примечание» — различные отметки,например:
для срочного извещения — время принятия извещения в ОТД
(БТД), для ПИ — ссылку на обозначение извещения, которым
погашено ПИ, и т. д.;
д) графы «Номер изменения», «Шифр изменения» и «Срок из
менения» заполняют так же, как соответствующие графы извеще
ния.
Другие графызаполняют в соответствиисих наименова
ниями.
7.2.4. Лист учета извещения и ПИ (форма 4) или штамп на
оборотной стороне контрольного экземпляра извещения или ПИ
предназначены для учета рассылки копий извещений или ПИ и
копий документов подразделениям данного предприятия и другим
предприятиям. Заполняют их на основании извещения или ПИ и
карточек учета документов.
7.2.5. В листе учета указывают:
а) в заголовке — обозначение извещения или ПИ и обозначе
ние изменяемого документа;
б) в графах «Местонахождение» и «Кол. экз.» — соответст
венно абоненты учтенных копий документов и количество экзем
пляров этих копий, числящихся за абонентом.
Подпись сотрудника ОТД (БТД), заполнившего данныегра
фы и заголовок листа учета, и дату заполнения указывают ниже
сделанных записей.